仕事をしている上で日々のタスク管理・Todo管理は大切です。
しっかりとタスクを把握していれば良いですが、把握できておらず漏れがあった場合には取引先に迷惑をかけてしまうことや商談が失敗してしまうこともあるでしょう。
そこで、タスク管理ツールを導入して日々のタスクを整理してみてはいかがでしょうか？
今回はタスク管理・Todo管理ツールの機能から導入するメリット、おすすめのツールについて解説するので、ぜひ最後までご覧ください。
タスク管理ツールとは？
タスク管理ツールとは、個人やチームがタスクやプロジェクトを効果的に管理するために使用するソフトウェアやアプリケーションのことです。
タスクの計画、割り当て、進捗の追跡、締め切りの設定、優先順位の管理などが行えます。
ユーザーは新しいタスクを作成し、詳細な説明はあとから追加していくなどして管理できます。各タスクに対して期限を設定し、締め切りを管理する機能も備わっています。
タスクの重要度や緊急度に応じて優先順位を設定することができるため、重要なタスクに集中しやすくなるでしょう。
また、リアルタイムでタスクの進捗状況を追跡し、完了したタスクや進行中のタスクを把握することも可能です。リマインダーや通知機能を利用することで、締め切りが近づいたり重要なタスクがある場合は知らせてくれます。
タスク管理ツールの機能
様々な種類があるタスク管理・Todo管理ツールですが、代表的な機能には下記のようなものがあります。
タスク管理・Todo管理ツールの機能
- プロジェクト単位でのタスク管理
- Todoリストの作成
- タスク内でのコメント
- ファイルの共有
- タスクの検索
プロジェクト単位でのタスク管理
タスク管理ツール内ではプロジェクトごとに内容をまとめたボードを作成し、それぞれのプロジェクトごとにタスク管理を行うことが可能です。
そのため複数のプロジェクトを抱えているという方でも、わかりやすくタスクの整理をすることができます。
Todoリストの作成
タスク管理ツールのメインとも言えるのがTodoリストの作成です。
Todoリストを作成することによって、日々どのようなタスクがあり、どこまで進められているのかを把握することができます。
もし、把握仕切れていなかった業務があってもTodoリストを確認することで、漏れなく作業をすることができるようになるでしょう。
タスク内でのコメント
社内でチャットツールを導入している会社も多いですが、タスクに関してのコメントを送っても他のメッセージに埋もれてしまい、見逃してしまったり忘れてしまうということもあるでしょう。
タスク管理ツールでは、タスクに対してコメントを残すことができるため、コメントが埋もれてしまうことはありません。
補足情報がある場合や修正の依頼をするときなどにはとても便利な機能です。
ファイルの共有
タスクを処理するにあたって、必要な情報をまとめたファイルを共有したいということもあるでしょう。
ファイルの共有もタスク管理ツール内で行うことができます。
ドキュメントファイルや画像ファイルなど様々な形式のファイルを添付することができるので、業務をより効率的に行うことができるようになるでしょう。
タスクの検索
仕事をしていると過去に行ったタスクの情報が必要になることもあります。
そこで、タスク管理ツールを導入していると、現在進行中のタスクから過去に行ったタスクまで検索をすることが可能です。
過去の情報を入手できれば、自分の仕事にも後輩の指導にも活かせるので、とても便利な機能といえるでしょう。
タスク管理ツールのおすすめ10選
タスク管理・Todo管理のおすすめツールは下記の10個です。
それぞれ異なる特徴があるので、使いたい機能があるのかどうかを確認して導入を検討してみてください。
タスク管理・Todo管理ツールのおすすめ10選
- Notion
- Backlog
- Asana
- Trello
- Evernote Teams
- Todoist
- Redmine
- ZenHub
- Microsoft To Do
- ジョブマネ
Notion
引用：Notion
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | フリー：0円 プラス：$8 ビジネス：$15 エンタープライズ：お問い合わせください |
| 機能 | Wikiの作成 メモ機能 プロジェクト管理 ページカスタマイズ 多言語対応 |
| 連携可能なアプリ | Zapier、Typeform |
| サポートの有無 | 有 |
Notionはメモアプリとしてビジネスマンの間では重宝されているアプリです。
自分専用にページをカスタマイズすることができて、カレンダーやダッシュボードを活用することによってタスク管理ツールとして利用することができます。
SlackやGitHubとの連携もあるので、どのような業種の方にもおすすめです。
Backlog
引用：Backlog
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | スターター：2,970円 スタンダード：17,600円 プレミアム：29,700円 プラチナ：82,500円 |
| 機能 | プロジェクト管理 タスク管理 Wikiによる情報共有 バージョン管理 |
| 連携可能なアプリ | Microsoft Teams、Slack、Chatwork、各種カレンダー、メール連携等 |
| サポートの有無 | 有 |
直感的で誰でも操作しやすいUIが特徴的なタスク管理ツールで、パソコン操作に慣れている人だけでなく、パソコンをあまり触ったことがないという方でもすぐに使うことができます。
個々のタスク管理だけでなく、プロジェクトの進行を確認できるようにもなっているので、進捗に遅れがないかどうか、計画の変更は必要かを素早く判断できるようになります。
料金によって、登録できるプロジェクト数が変わる等はありますが、メンバー数が増えても料金は変わらないので、人数の変動が多い会社にもおすすめです。
Asana
引用：Asana
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | Basic：0円 Premium：1,200円 Business：2,700円 |
| 機能 | プロジェクト管理 タスク管理 カレンダー フォーム タイムライン レポート |
| 連携可能なアプリ | Microsoft Teams、Slack、Adobe Creative Cloud、Googleカレンダー、Gmail等 |
| サポートの有無 | 有 |
タスク管理はもちろん、申請フォームやメッセージ機能など社内でのやり取りを一元化できる機能も揃っているのがAsanaです。
上長の承認期日等も見れるようになるので、プロジェクトメンバー全員が最終納期を把握することができます。
サポート体制も整っているため、導入に関する研修や使用目的に合わせたカスタマイズ等も行ってもらうことが可能です。
Trello
引用：Trello
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | FREE：$0 STANDARD：$5 PREMIUM：$10 ENTERPRISE：$17.50 |
| 機能 | ボード タイムライン カレンダー テーブルビュー マップビュー |
| 連携可能なアプリ | Microsoft Teams、Slack、Evernote、Gmail等 |
| サポートの有無 | 有 |
カレンダーに加えて、毎週のタスクから年次計画まで一覧できるタイムラインビューが用意されているのがTrelloです。
Googleカレンダーとスケジュールを統合できたり、Gmailのスレッドから新しいタスクカードを作成できたりと他のアプリとの連携も容易に行えます。
無料で無制限のカードと無制限のストレージを用いてタスク管理ができるので、タスク管理ツールを試してみたいという場合にもピッタリでしょう。
Evernote Teams
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | FREE：0円 PERSONAL：1,100円 PROFESSIONAL：1,550円 |
| 機能 | タスク管理 ノート スペースの作成 Webクリッパー |
| 連携可能なアプリ | Googleドライブ、Googleカレンダー、Slack、Gmail、Outlook、Microsoft Teams |
| サポートの有無 | 有 |
タスク管理だけでなく、ノート機能もついているため仕事のメモもとることができます。
タスク内容の共有はもちろん、ノートを共有することもできるため、チーム内でアイデアを出す際などにも役立ちます。
25名以上のチームで導入する場合には専任のマネージャーが導入支援をしてくれるので、スムーズに社内に取り入れることができるでしょう。
Todoist
引用：Todoist
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | 個人向け 初心者プラン：0円 プロプラン：588円 チーム向け スタータープラン：0円 ビジネスプラン：888円 |
| 機能 | タスク管理 優先度管理 メールでのタスク追加 カレンダー連携 |
| 連携可能なアプリ | Outlook、Chrome、Googleカレンダー、Gmail等 |
| サポートの有無 | – |
シンプルな見た目で、使いにくさのないタスク管理ツールを利用したいという方におすすめのアプリがTodoistです。
タスクごとに優先度を割り当てることができるため、どのタスクから取り掛かれば良いのかをチーム内でも共有することができます。
また、タスクを完了させることによってプロジェクトの進捗状況が更新されるので、進行に遅れが出ていないかどうかをすぐに確認することが可能です。
Redmine
引用：Redmine
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | 0円 |
| 機能 | チケット ガントチャート Wiki リポジトリ ニュース |
| 連携可能なアプリ | Zapier、Typeform |
| サポートの有無 | 有 |
オープンソースとして提供されていて、無料で利用できるタスク管理ツールがRedmineです。
チケットを活用することでタスクの整理がしやすく、煩雑になりがちなタスク管理ツール内を綺麗に保つことができます。
メンバー全員に共有をするニュース機能や議事録等を管理できるWiki機能もあるので、社内の連絡ツールをまとめることもできて便利でしょう。
ZenHub
引用：ZenHub
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | For Teams：$8.33 For Enterprise：お問い合わせください |
| 機能 | Github連携 Board Report |
| 連携可能なアプリ | Github |
| サポートの有無 | – |
GitHubの情報と紐付けてプロジェクト進行を管理できるエンジニア向けのタスク管理ツールです。
Publicリポジトリに対して使用するのであれば無料で利用ができます。
他のタスク管理ツールとは異なり、エンジニア向けなので利用される方は限られますが、GitHubと連携を取りタスク管理をしたい方におすすめです。
Microsoft To Do
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | 0円 |
| 機能 | タスク管理 タスクの共有 |
| 連携可能なアプリ | Outlook |
| サポートの有無 | – |
Officeソフトを提供しているMicrosoftが提供しているタスク管理ツールで、パソコンでもスマートフォンでも利用ができます。
Outlookのタスクと統合されているため、自身のタスクをひとつの場所で確認することが可能です。
リマインダーを設定することもできるため、タスクの漏れを防ぐこともできます。
ジョブマネ
引用：ジョブマネ
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | グループウェアプラン 1~100人：1,000円 101~200人：2,000円 201~300人：3,000円 ビジネスプラン 1人：3,000円 |
| 機能 | スケジュール管理 Todo管理 電話メモ 資料共有 顧客管理 |
| 連携可能なアプリ | – |
| サポートの有無 | 有 |
シンプルな操作性でとても使いやすいタスク管理ツールで、20名未満の小規模企業での導入実績が豊富なのがジョブマネです。
料金プランは価格を抑えたグループウェアプランと様々な業務管理機能が使えるビジネスプランがあります。
商談の管理や請求書の発行など業務をこのアプリで全て行いたいという方はビジネスプランを選ぶと良いでしょう。
タスク管理ツールを導入するメリット
タスク管理・Todo管理ツールを導入するメリットは下記の通りです。
タスク管理・Todo管理ツールを導入する6つのメリット
- チーム全体のタスク管理方法が統一され、進捗にばらつきが出にくい
- タスクの進捗が可視化されるため、チーム間で協力がしやすくなる
- タスクの優先順位がつけられるようになり、業務の効率化を図ることができる
- テレワークでもコミュニケーションが取れるようになる
- タスクの量を可視化して、全体の配分を調整することができる
- タスクの漏れを防ぐことができる
チーム全体のタスク管理方法が統一され、進捗にばらつきが出にくい
タスク管理ツールを導入することによって、今までバラバラに管理されていたタスク状況が一元化されます。
そのため、チーム内でタスクの進行にバラつきが出ていないかを把握しやすくなります。
現在どれくらいの進行状況なのかを把握できることで、予定納期へ間に合うのかどうかも予測しやすくなるため、予期せぬ事態を未然に防ぐこともできるでしょう。
タスクの進捗が可視化されるため、チーム間で協力がしやすくなる
周囲のタスク進行状況を把握できていなければ「あの人は忙しいかもしれないから助けを求められない」「自分が思っていたより作業が重かったけど相談できない」という状況になりかねません。
そこで、タスクの進行状況が周囲にわかっていれば、進行が早く手助けを依頼できそうな人を確認することができます。
また、誰かが遅れていることに気づけるため、自ら手助けをしに行くこともできるようになり、チームとしての雰囲気も良くなるでしょう。
タスクの優先順位がつけられるようになり、業務の効率化を図ることができる
タスクを脳内で整理するだけでなく、しっかりと目に見えるようにしてから整理をするようになるため、タスクの優先順位がつけやすくなります。
そのため、優先順位が高いものの進捗が悪いという状況にもなりにくく、タスクの漏れを防ぐこともできるでしょう。
テレワークでもコミュニケーションが取れるようになる
チャット機能があるタスク管理ツールを導入していれば、テレワークをしていてもコミュニケーションを取ることが可能です。
テレワークだと疎かになりがちなコミュニケーションを取れるようになることで、チームの雰囲気をよくすることもできるでしょう。
タスクの量を可視化して、全体の配分を調整することができる
タスクの進捗状況はもちろんですが、誰がどのタスクを抱えているのかを確認できるのもタスク管理ツールの特徴です。
タスクの量を可視化することによって、過剰にタスクを抱えている人はいないか、重いタスクを抱えて進捗が悪くなっている人はいないかを確認できます。
仕事の進捗の悩みを相談できなかったという人でも、誰かに気づいてもらえるようになるので、相談しやすい環境を作れるでしょう。
タスクの漏れを防ぐことができる
単純にタスクを可視化できることによって、タスクの漏れを防ぐことが可能です。
覚えておいて忘れないという人もいますが、細かいタスクを忘れてしまい取引先に迷惑をかけてしまうこともあります。
そこでタスク管理ツールを活用すれば、業務を忘れずにこなすことができるようになるため取引先からの信頼度アップにもつながるでしょう。
タスク管理ツールの選び方
タスク管理・Todo管理ツールを選ぶ際には下記のポイントに注目しましょう。
タスク管理・Todo管理ツールの3つの選び方
- 使いたい機能が搭載されているか
- 社内で使用しているツールとの連携機能があるか
- サポートをしてもらえるか
使いたい機能が搭載されているか
そもそも、導入を検討しているタスク管理・Todo管理ツールにはあなたの使いたいと考えている機能が搭載されているのかを確認しましょう。
簡易的なチャット機能がついていて、コミュニケーションを取れるようにしたいと考えていたのにチャット機能がついていなかったらどうしようもありません。
そのため、事前にどのような機能がついているのかはしっかりと確認をしてから導入をするようにしてください。
社内で使用しているツールとの連携機能があるか
タスク管理ツール以外にもカレンダーやメールアプリなど様々なツールを導入しているかと思いますが、そのような外部ツールとの連携機能があるかも確認しましょう。
連携ができないとスケジュールを一から入力したり、情報を再度入力しないといけなかったりと手間が増えてしまいます。
サポートをしてもらえるか
タスク管理ツールは導入がゴールではなく、導入してから浸透するまでが大切です。
そのため、利用に関して不明な点があればすぐにサポートをしてもらえるのかを確認しましょう。
より便利な使い方を知ることで社内でツールが浸透しやすくなり、導入のコストも無駄になりにくいです。
まとめ
タスク管理ツールにはある業種に特化しているものや、様々な機能を使うことができてあらゆる業種に対応できるものまであります。
そのため、あなたの会社の業種に合わせてタスク管理ツールを選定して導入することが大切です。
今回紹介したアプリを参考にして、ぜひ会社に導入するタスク管理ツールを選んでみてください。
