2021.10.31
【即実践可能！】効率的なアポイントの取り方は？営業マナーや例文を徹底解説
アポイントをなかなか取ることが出来ないと悩んでいませんか？コツを抑えて相手への気遣いが出来れば、確実にアポイントは取得数は増やすことができます。
この記事では、アポイントの取得するコツを電話とメール分けて解説します。さらに、実際に使える例文や、急なトラブルへの対処法、絶対に押さえておきたいマナーなどを説明します。
最後まで記事を見れば、アポイントを取るために大切なことが分かります。さらに、今まで以上に契約数を伸ばすことが出来るでしょう。
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目次
アポイントとは「面会や会合などの約束を取り付けること」
アポイントとは、アポイントメントの略であり、相手と会って話す約束を取り付けることを言います。例えば、商談の約束であったり、営業する前に取ったりするでしょう。アポイントを取ることで、次のステップへと顧客を誘導することが出来ます。
アポイントがたくさん取れるようになれば、さらにあなたの企業の売上を上げることが出来ます。今回の記事を最後まで読み、アポイントを今よりも取得出来るようにしていきましょう。
アポイントの取得方法は、電話とメールの2つが挙げられます。まずは、それぞれの違いについて説明していきます。
電話でのアポ取り
電話でのアポイントは、アポイントが取れたかどうかの判断がすぐわかり、相手の声や雰囲気に合わせることが出来ます。直接話せるので対策次第では、アポイント取得率も高くなるでしょう。文字よりも熱意や思いを声に乗せて伝える事も可能です。
ただ、次に紹介するメールとは異なり、セールスマン1人に対し1つの企業にしかアプローチすることができません。電話でのアポ取りは、効率が悪いものの比較的に反応は高い傾向にある方法と言えるでしょう。
メールでのアポ取り
メールでのアポ取りでは、何よりもコピペが出来るため、効率的にアポイントを取得することが出来ます。効率という点が、非常に良いメリットです。その他にも、ログが残せるので改善しやすい事や、担当者に直接アプローチする事が可能になっています。
誰でも簡単にメールを送ることが出来るので、メールでのアポ取りは簡単に思う人もいるでしょう。しかし、電話と違って温度感を伝えることや、相手に合わせることが出来ないので、難しい方法でもあります。どんな言葉を誰に送るかが非常に大切です。
電話でアポイントを取るためのコツを5つ紹介
アポイントの理解が済みましたので、電話でアポ取りをする時のコツを紹介していきます。電話とメールではコツも多少変わってきます。電話を主に活用する方は必ず最後までご覧ください。
最後まで見る事で、電話でのアポ取りで何を意識すれば良いのかが分かり、以前よりも多く契約を取れるようになるでしょう。今回紹介するコツは下記の5つになります。
- 明るい声色で話す
- アポを取りたい理由を話す
- 話は短くする
- アポの時間を提案する
- アポで話す内容は詳しく話さない
①明るい声色で話す
明るい声色で話すことによって、相手に良い印象を与えることが出来ます。暗い声で何を言っているか分からない人を信用することはできません。少し想像すると分かると思いますが、いきなり電話がかかってきて、不気味な印象であれば電話をすぐ切るでしょう。
相手との初めての電話では、印象を落とさないことがとても大切になってきます。そのためにも、明るい声色で話し、誠実な人だと思ってもらいましょう。明るくてハキハキとした人と、契約したいというのは誰でも同じです。
②アポを取りたい理由を話す
アポを取りたい理由が無ければ、相手はなぜ電話をかけてきたのかと感じてしまいます。そうなってしまうと、興味を示すことはなく、アポイントを取ることはできないでしょう。アポイントを取りたいなら、なぜ電話したのかという理由を簡潔に話すことが必要不可欠です。
例えば、相手にこんなメリットがあるからと伝える事も1つの手です。事前に用意しておけば、確実に伝えられます。事前準備を怠らず、なぜアポを取りたいのかを相手に必ず伝えていきましょう。
③話は短くする
話を短くすることによって、相手に必要な事のみを伝えることができます。話が長いとダラダラと時間が過ぎて、相手は退屈に思ってしまいます。最終的に何を伝えたかったのかもわからないため、アポイントを取る事は難しいでしょう。
事前に話す事をまとめたり、要点を抑えてメモをしたりすることで、話を短く抑えることが出来るでしょう。話が長いと相手も嫌な気持ちになってしまうため、何を伝えればよいのかを考え、手短に伝える工夫をすることが大切です。
④アポの時間を提案する
アポの時間を提案することによって、相手も了承してくれる可能性が上がります。相手から言ってくれることを待つのではありません。価値のある情報提供を行った後では、すんなりと受け入れてくれる企業もあるでしょう。
また、急にアポの時間を提案する事は良くありません。メリットを感じていない状態でアポの提案をしても断られてしまうでしょう。そのため、相手がメリットを感じた後にアポイントの時間は提案するようにしましょう。確実にアポの成約率を高められます。
⑤アポで話す内容は詳しく話さない
アポの獲得中に全てを話してしまうと、興味を持たれずに終わってしまうことがあります。そのためにも、アポの段階では全てを話しすぎず、興味を持ってもらえる程度で終わることが大切です。全て話し終えたら、アポがあっても何を話すのかと感じられます。
相手に興味を持ってもらえるように、ターゲットはどんな情報を欲しているのかを考え、言葉で伝える事が大切です。あくまで、アポでは短く伝えるべき事のみに集中をして、会話をしていきましょう。
メールでアポイントを取るためのコツ3選
次は、メールでアポイントを取るために必要な事について解説していきます。電話でのコツとはかなり異なりますので、必ず最後までご覧ください。
最後まで見て頂ければ、メールでのアポイント取得法が理解することができます。さらに、どのようなメッセージを送れば良い反応をもらえるか分かるでしょう。今回紹介するコツは、下記の3つになります。
- メールの件名で興味を持ってもらう
- メールを送った理由を書く
- 候補日程を複数提示する
①メールの件名で興味を持ってもらう
メールの件名を工夫することによって、開封率を高めることが出来ます。今の時代、あなたのメールボックスにも毎日たくさんのメールが届くでしょう。そのため、メールの件名で興味を持ってもらい、開封させることが非常に大切です。
なんとなく付けられた件名では、アポイントはおろか見てもらう事も出来ないでしょう。そのためにも、メールを送る相手は何を求めているのか、グッと刺さる言葉は何かを考えてみて下さい。工夫するだけで、他のメールとは差をつけることが出来るでしょう。
②メールを送った理由を書く
電話のコツでも紹介した事ですが、メールでも理由を述べる事は必要です。なぜこのメールを送ったのかを書く事で、相手は必要性を感じ興味を持たれる可能性が上がります。
例えば、あなたに必要だと感じたから、既にこの業界では多くの人が使って成果を出したからなど、何かしら理由を付ける事で興味づけることができるでしょう。
メールを送った理由を書く事は、あなたの商品に興味を持ってもらうことができます。アポイント取得にもつながるので、必ず理由を付けてみて下さい。
③候補日程を複数提示する
メールでアポイントを取る場合、候補日程を複数提示することは非常に大切です。なぜなら、もし1つだけ提示して無理だった場合、再度日程を提示するのは面倒だと感じるからです。
そのため、候補日程は最低でも3つは示すようにしましょう。また、相手がどのような1日を送っているかにも注意しましょう。相手に合わせたスケジューリングが出来ればなお良いです。
アポを取る時のマナー
アポを取る時のマナーを知らなければ、アポイントを取ることはおろか、相手に悪印象を与えてしまいます。そのため、一般的なマナーを抑えて、相手に悪い印象を与えないように心がけましょう。
最後まで見て頂ければ、どのような事に注意をして連絡をすればよいかが分かり、相手に悪い印象を与える事は無くなるでしょう。今回解説する2つのマナーは下記になります。
- 月曜日の朝や金曜日の夕方は避ける
- 挨拶・お礼のメールを必ず送る
それぞれ、1つずつ解説していきます。
月曜日の朝や金曜日の夕方は避ける
相手の事を考えた時間帯で連絡する事はとても大切です。相手に電話をすると言う事は、一度相手の仕事を止めるという事でもあります。そのため、忙しい時間帯を避けて連絡をしましょう。
例えば、朝の忙しい時間や仕事の終わるぎりぎりに連絡をすることは、あまりよくありません。相手の気持ちを良い状態から電話をかけた方が成約率も上がるでしょう。
その他にも月曜日の朝、金曜日の夕方など曜日によっても忙しいときはあります。相手の事を考えた連絡を心がけましょう。
挨拶・お礼のメールを必ず送る
一方的に連絡をしてアポイントが取れて満足してはいけません。その後は、挨拶やお礼のメールを確実に送りましょう。相手は、まだ自分の事を信頼している訳でも、理解している訳でもありません。
先ほど電話を掛けただけの相手ですから、相手を敬う気持ちを忘れず行動することが大切です。少しでも相手への印象を上げた方が、後の商談で契約率は高まるでしょう。挨拶やお礼のメール以外でも何かできることがあれば率先して行動し、信頼関係を築きましょう。
テレアポが失敗する原因を3つ紹介
これまでアポイントの取り方について解説してきましたが、それでも上手く行かないという方も多いでしょう。そこで、テレアポが失敗するいくつかの原因を解説します。
最後まで読めば、なぜテレアポが上手く行かないのか理解できます。また、自分の悪い癖を直し契約が取れるように改善できるでしょう。今回紹介するのは、下記の3つになります。
- 話が長く要点が掴めない
- 押しが弱い
- 相手にとってのメリットを伝えられていない
話が長く要点が掴めない
話が長く何を伝えたいのかわからないと、相手は退屈になって話を聞いてくれなくなってしまいます。相手はあなたの事に興味があるわけではありません。そのため、短い時間で要点を伝え、相手の興味を引く必要があります。
例えば、結論を後回しにしたり、繋ぎ言葉を多用していたりすると、相手は話に飽きるでしょう。そうではなく、事前に話すことを決め何度も練習をする事が大切です。要点を端的に伝えることが出来れば、相手からの反応もすぐもらえるでしょう。
押しが弱い
押しが弱すぎると、相手に断られやすい状況を作ってしまうでしょう。下手にへりくだり過ぎると、すぐ相手に切られてしまいます。確かに、迷惑が掛かっていると考えてしまうと、腰が低くなるでしょう。
しかし、良いサービスを提供するという自信を持ちましょう。相手も自信がある人の方が信頼できると感じ、契約してもらえる可能性も高まります。だからこそ、押しを弱くしないように注意しましょう。ただ、あまりに押しが強いと、逆に嫌がられるので無理な勧誘は禁物です。
相手にとってのメリットを伝えられていない
相手にメリットがない話は誰だって聞きたくありません。そのため、相手になぜ電話をかけたのか理由を必ず伝えましょう。理由があり、その理由が相手のメリットになるならば、聞きたいと興味を持つこと間違いなしです。
そのため、常に相手は何に興味を持っているかを考えながら会話をし、いくつか話のネタをストックしておくことも大切でしょう。相手に興味を持ってもらうための、トークスクリプトは必需品です。何度も作り直し良いスクリプトにしていくことが大事です。
テレアポにまつわるトラブルと対処方法を解説
テレアポを初めたては、トラブルに相次ぐことも少なくはないでしょう。今回は、テレアポにまつわるトラブルについていくつか紹介します。また、その対処法についても詳しく解説するので、最後までご覧ください。
起こりうるトラブルを事前に予測することが可能になり、トラブルに陥っても落ち着いて対処することが出来るでしょう。今回紹介するトラブルと対処方法は、下記の2つになります。
- 折り返しの電話が来ない
- 話の途中で電話が切れた
①折り返しの電話が来ない
折り返しの電話が来ないと不安になりますよね。どのくらい間隔をあけて再度電話すれば良いのか、どのような対応をすれば良いのか知っていますか。
まず、時間をどのくらい空けて折り返せばよいのか説明します。その用件がどのくらいの重要度なのかによっても変わってくるでしょう。ただ、同日中に電話をしても全く問題ありません。例えば、午前中に電話をかけて、4～5時間程経っても連絡がない場合、再度連絡しても失礼ではありません。
担当者以外が電話に出た番号は、折り返しの約束をした旨を添えて「お戻りになりましたでしょうか」と伝えましょう。
緊急の場合は、相手の携帯電話に連絡するのも1つの手です。
②話の途中で電話が切れた
もし、話している最中に電話が切れてしまったら、あなたはどうしますか。滅多にないですが、対処方を知っておけば安心ですよね。まず、このような事態になる前に、事前に相手の電話番号は控えておくか聞いておきましょう。
もし、相手の電話番号をつい忘れてしまっても、履歴から遡って確認しましょう。焦ってしまうと、別の人に電話をかけてしまうという事もあるので、まず落ち着いて再度連絡することが大切です。
アポイント営業の例文を公開
それでは、実際に使えるアポイント営業の例文を公開したいと思います。また、これをただ見て使うのも良いですが、実際に自分のお客さんに当てはめて少しスクリプトを変える事も大切です。あくまで基本の方だと思って活用してみて下さい。
今回は、電話だけでなく、メールの場合の文面もご紹介します。実際にこのスクリプト通り使うだけで、アポイントを取ることが容易に感じます。また、お客さんと良い関係を結ぶことが出来るでしょう。
電話でアポを取る時のトークスクリプト例
電話でアポを取る時に使えるトークスクリプトを公開します。これを使うだけで、スクリプトを考えやすくなり、今までよりも容易にアポイントを取得できるでしょう。
今回は、全く面識がない場合でのスクリプトを紹介します。もし既にやり取りをしたことがあるならば、先に自分の事を名乗りましょう。
【例文】
突然恐れ入ります。私、株式会社△△の〇〇と申します。当社では新たに○○業界に△△を提供していまして、何かご協力させて頂けることがあると感じ、ご連絡させて頂きました。
つきましては、△分程で構いませんので、近日中にご訪問させて頂き、お話をさせて頂けないでしょうか。
メールでアポを取る時の文面例
それでは、メールでアポイントを取る時に使える実際の例文を紹介します。これはあくまで例文ですので、自分なりに言葉を変えたり、どのような言葉を使えば相手に刺さるかを考えたりすることが大切です。
【例文】
株式会社△△
ご担当者様突然のご連絡にて失礼いたします。
私は、株式会社△△にて営業をしております、○○と申します。貴社のホームページを拝見した所、現在運営されている△△事業に関しまして、何かご協力させて頂けることがあると感じ、ご連絡させて頂きました。△△機器の販売を主に行っている弊社では、△△業界のお客様に弊社で扱っている△という製品を導入して頂いており、〇〇という実績もあります。
もし、今回の件のについて興味をお持ちであれば、直接ご説明させて頂きたいのですが、直近のご都合はいかがでしょうか？
下記の日程でお伺いすることが可能です。なお、決めて頂いた日程の2日前にはご連絡いただけますと幸いです。
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【日程の候補】・〇月〇日（曜日） 〇〇： 〇〇～ 〇〇： 〇〇
・〇月〇日（曜日） 〇〇： 〇〇～ 〇〇： 〇〇
・〇月〇日（曜日） 〇〇： 〇〇～ 〇〇： 〇〇
—————————————ご確認の程よろしくお願い申し上げます。
アポ獲得は外注がおすすめ！SakuSakuなら効率的に新規アポを獲得可能
ここまでアポイントを獲得するためのコツやマナーなどをお話してきました。しかし、どうしてもアポイントを取得できないと悩んでいたり、アポ取りにリソースを割けなかったりしていませんか。そんな時はプロに任せる事も一つの手です。
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まとめ：細かな相手への気遣いがアポイント獲得につながる！
アポイントは自分だけの事を考えて取れる訳ではありません。相手への細やかな気遣いがとても大切になってきます。相手が何を求めているのか、興味を持つトリガーは何かなどを考え、行動していくことが大切です。そのためにも、事前準備は怠らないようにしましょう。
もし、まだどんな言葉を使えば良いか分からないならば、今回紹介したトークスクリプトを活用してみることをおすすめします。それを改善し、さらに使いやすいものに改善すれば、成約率は必然的に高まってくるでしょう。
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