2022.04.04
開封率と返信率を向上させるメール営業の方法とは？アプローチのコツもご紹介！
新規顧客をテレアポで開拓しているが、そもそも担当者が在宅勤務等で出社していないというケースも増えてきました。そこで、メール営業もしていこうと考えているが、本当にメール営業で新規開拓ができるのかが気になるところです。
作成したメールを送付しても開封すらされないと作り込んだ意味がありません。送付したメールの開封率や返信率は、メール営業を実施する前の知識として知っておきたいものです。
本記事では開封率と返信率を向上させるメール営業の方法についてご紹介していきます。
今回本記事を見て終わるころには、下記の内容が分かるようになりますよ。
- メール営業をする上で、開封率と返信率の高いメールを作成することができる
- メールでアプローチする上でのコツや注意点が分かる
テレアポで悩んでいる方やメール営業をこれから始める方は、ぜひ参考にしてください。メルアポのコツをつかんで、開封率や返信率の高いメールを作成して、アポや受注につなげていきましょう。また、メールの件名や本文などのポイントを少し変更するだけで、劇的に成果を出せるようになることを実感してください。
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目次
メール営業とは？
メール営業とは、電話1件1件かけて営業をかけていくスタイルの営業をメールに置き換えたものです。新規顧客先のHP等に記載のあるメールアドレスやフォームにアプローチをメールで行っていきます。メール営業は、テレアポと違い、時間や場所を気にすることなくアプローチをかけることが可能です。
しかし、20時以降に送信してしまうと非常識な人ではないかとマイナスの印象を持たれてしまう可能性があります。企業の一般的な営業時間である9:00～18:00の間に極力アプローチをするようにしましょう。
メール営業の実際の開封率と返信率はどのくらい？
メール営業の開封率や返信率はどのくらいでしょうか。まずは、メール営業の開封率からお伝えしていきます。開封率は、どの業種でも20%前後が平均です。
また、返信率は業種により変わってきますが、1%から2%になります。100件メールを送信したら、20件は開封され、1件~2件は返信をもらえる確率です。
反対に、テレアポに関しては上級者がアポを取れる確率が3%から5%です。100件電話かけて3件から5件のアポが取れる確率となります。テレアポに関しては、上級者の場合の確率であるため、初心者になるとアポが取れないこともあります。確率的には、テレアポの方が高く見えますが、上達するまでには時間がかかります。
しかし、メール営業に関しては、本文に1行追加して送信するだけで返信率が増加するなどの事例があり、即効性が高い営業方法です。メール営業とテレアポについて、どちらが効果的なのかは次で詳しくお伝えしていきます。
テレアポとメール営業はどちらが効果的？
テレアポとメール営業はどちらが効果的なのかについてお伝えしていきます。まずはテレアポについてです。テレアポのメリットとデメリットについて挙げていきます。
テレアポのメリット
- 中小企業の場合は、担当者と電話口で直接話すことができる場合がある
- 言葉遣いなどのビジネスマナーが身に付く
- コミュニケーション能力が上達する（臨機応変な対応が身に付く）
- 顧客がどのように考えているかある程度分かる場合がある
テレアポのデメリット
- はっきりと断られるので、精神的な負担が大きい
- 直接クレームを受けることもある
- 成果を出すのに時間がかかる
テレアポは、特に大企業にアプローチをする場合だと受付を突破しなければなりません。大企業の受付を担当している方は、営業電話を毎日受けているので断り慣れています。例え受付を突破しても、アプローチしたい担当者の方に繋げてもらえるかは別問題です。
反対に、中小企業だと受付がいない場合は、直接担当者の方が電話を取るということもありますよ。担当者の方に繋がれば、アピールしやすいですよね。
次に、メール営業のメリットやデメリットをご紹介していきます。
メール営業のメリット
- 内容を理解した上で返信をいただける
- 担当者に直接アプローチができる
- 定型文を作成すれば、効率よくアプローチが可能
- 直接断られないので、精神的に楽
メール営業のデメリット
- 返信が返ってこないと開封したかもわからない
- メールを見落としされる可能性もある
- 相手の会社の雰囲気が全く分からない
メール営業は、精神的に楽であり、効率よく大量にアプローチができます。担当者に直接届くことが多いため、担当者に繋いでもらえないということは少ないです。返信をするということは内容を理解した上で、前向きに検討してくれていることの証です。だからこそ、アポや受注に繋がりやすい特徴があります。
しかし、メールは大量に届くため、見落としされやすく後回しにされて返信し忘れるということもあります。ターゲットにしている会社がどのように考えているかを、メール営業だと返信が来なければ知るすべがありません。
テレアポとメール営業がどちらが効果的なのかについては、一長一短と言えます。だからこそ、メール営業で反応がなければ、テレアポに切り替えるというように流れを決めておくとより効果的に営業ができます。
メール営業のコツ3選
ここからは、メール営業のコツを３種類ご紹介していきます。今までメール営業をしたことがない方や返信率が悪いと感じている方は参考にしてください。コツを掴めば、テレアポよりも効率良くアプローチができるので、アポや受注に繋がりやすくなりますよ。
1:短く一目で内容が分かる件名をつける
メール営業のコツ1つ目は、短く一目で内容が分かる件名をつけることです。件名は、メールを開く上で一番最初に見るところになります。メールを開封してもらえるか決断するのに、件名はとても重要です。開いてみようと思ってもらえないとせっかく作成したメールは、読まれずにゴミ箱へいってしまいます。
だからこそ、メールの開封率を上げるためには、件名が重要になります。例えば、下記のような件名が書かれているとメール本文の内容が分かりやすいです。
- ご挨拶のお願い（○○株式会社）
- ○○様からご紹介いただきました（○○株式会社）
- ○○のご提案（○○株式会社・名前）
上記のような件名は、メールの本文の内容が想像しやすいため警戒されにくいです。また、会社名が件名に記載があるので、すぐにインターネットで検索してどのような会社なのかを知ってもらいやすくなります。
会社について、メールを開封する前に知ってもらうことで、担当者の方に興味をもってもらいやすいです。メールを開封して、本文を読んでもらえなければ返信が来ることはありません。だからこそ、短い言葉で担当者に、メールを開封してもらえる件名を作成していきましょう。
2:メールで商品を売り込まない
メール営業のコツ2つ目は、メールで商品を売り込まないことです。件名を読んで、開封してくれたとしても売り込み臭が強すぎると最後まで読まれなくなります。例えば、自分が売り込まれる立場だったとします。そこで、売り込み要素が強いメールや電話が来たとします。
1度でも会ったことがある人ならまだしも、すぐにメールや電話ですぐに商品を売り込まれたらどうでしょうか？ほとんどの方が断りたくなります。だからこそ、相手の表情や声が聞こえない中で初めてアプローチする時には、メールで商品やサービスを売り込んではいけません。
特に初めてアプローチするには、下記を入れる必要があります。
- 自己紹介
- 会社紹介（どんな会社かを短く伝える）
- 用件
何回も会っている担当者であっても、メールで売り込むのはやめた方が良いです。メールのみのアプローチだと、相手の表情や考え方、雰囲気が全く分かりません。メール営業でアプローチする場合は、商品紹介程度に留めて、オンラインや対面での打ち合わせで商品を売り込みましょう。そして、担当者の方とコミュニケーションを取りながら、商品を売った方が断然売りやすくなります。
3:コピペとばれないようにカスタマイズする
メール営業のコツ3つ目は、コピペとばれないようにカスタマイズをすることです。メール営業は、効率的にアプロ―チが可能であり、とても手軽です。テレアポにもトークスクリプトがあるように、メール営業も型があります。
しかし、担当者の方は営業メールをたくさん見ているので、メール本文がコピペだと返信しようと思ってもらえないことがあります。コピペの本文は、どの企業にもあてはまる本文が書かれています。メール営業は文字情報だけでしか伝えられないため、テレアポよりもアポが取りづらいと述べる方もいます。
担当者の方も人間なのでアプローチしてくれている人が理解してくれそう、良さそうと思ってもらえる方が返信率が上がります。具体的には、悩みや売り込みたい商品・サービスとどこがマッチするかなどが挙げられます。
でも、メール本文全部をカスタマイズしていては時間がかかってしまいますよね。本文全てをカスタマイズする必要はありません。そこで、営業する企業ごとに一言を変えるだけで、メールの返信率が上がります。
メールを活用した新規営業テクニック2選
メールを活用した新規営業テクニックを2種類ご紹介します。営業は営業でも、初めてアプローチする時により効果を発揮するテクニックをお伝えしていきます。テクニックを把握して使用することで、メールの開封率と返信率をあげましょう。
1:アプローチする顧客の情報は事前に見ておく
メールを活用した新規営業テクニック1つ目は、顧客情報を事前に見ておくことです。効率的にアプローチができるメール営業ですが、どの企業にも同じ件名やメール本文を送ってしまうとアンマッチな場合があります。アンマッチなアプローチの仕方をすると、興味を持ってくれたとしてもメールを開封しただけとなってしまいます。
下手すると、アプローチした方だけでなく、所属している会社全体がマイナスイメージにつながる可能性があります。マイナスイメージを抱かせてしまったら機会損失となってしまいます。だからこそ、リスト通りにアプローチするのではなく、HP等でさっとアプローチする会社の情報を把握してから営業していきましょう。すると、顧客ごとに特徴のあるメール営業が可能になります。
2:メールを送る前に再度確認する
メールを活用した新規営業テクニック2つ目は、メールを送る前に再度確認することです。当たり前ではないか？と感じる方も多いテクニックです。誤字や日本語チェックという意味もありますが、ひと呼吸おいて冷静に考える時間を作るための時間という意味合いです。
メール営業だと雛形ができているので、コピペして送付するという流れ作業になってしまいます。一旦冷静になり、考える時間を設けることでこの文章を入れた方が良いなどのアイディアが沸いてくる場合があります。
しかし、考える時間と言っても、10分20分必要というわけではありません。1分～2分少し間をおいて、メールの件名や本文を見直すことでより良いメールになる可能性が高いためです。メールを作成してすぐ送付するのではなく、考える時間を空けてから送付していきましょう。
メール営業でそのまま使える？例文をご紹介！
メール営業のコツやテクニックをご紹介していきました。コツやテクニックを把握しても、具体例があった方がより理解しやすいですし、実践しやすいですよね。
そこで、コピペして使いまわせるメール営業の例文をご紹介していきます。業界業種で必要に応じて変更や修正してお使いください。
【件名】□□に関しての打ち合わせのお願い（○○株式会社※自分の所属している会社）
【本文】
株式会社▽▽
◎◎様
突然のご連絡失礼いたします。
〇〇株式会社で営業をしております●●と申します。
今回は貴社のホームページを拝見し、貴社の♦♦事業において
弊社のサービスがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡を差し上げたました。
弊社は、テレワーク環境の整備とセキュリティ強化に関わるシステム
♦▽システムを提供しておりまして、リリースから1年で100件以上の導入実績がございます。
弊社のシステムを活用していただくことで貴社のテレワーク環境の整備
に役立てればと考えております。
つきましては、是非、直接ご説明させていただきたいのですが、
30分ほどお時間をいただけますでしょうか。
当日は、システム内容の詳細や導入事例、
貴社におけるご活用イメージなどを具体的にお話できればと考えております。
私は、以下の時間帯であれば貴社にお伺いできます。
＜訪問候補日時＞
・◯月◯日 (◯) 00:00〜00:00
・◯月◯日 (◯) 00:00〜00:00
・◯月◯日 (◯) 00:00〜00:00
◎◎様のご都合に合わせてお伺いしますので、
ご一報いただければ幸いです。
ご多忙の中大変恐縮ではございますが、ご検討の程、よろしくお願いいたします。
※弊社の実績につきましては、
大変お手数をおかけいたしますが下記HPをご覧ください。
https://xxxxxxxxx.xxx.co.jp
件名で、お願いとすることで売り込みや営業感を薄める狙いがあります。本文では、自己紹介や会社紹介、どの部分で役に立てるかを明記して、打ち合わせをしたい内容を記載します。
最後に、自分の会社のHPを載せて、自分の連絡先を記入した署名を載せるとより丁寧です。担当者の方の手間やストレスを減らして、返信してもらえるかが大事です。
メール営業は返信が来るとアポや受注に繋がりやすい？
メール営業は、アプローチして返信が来るとアポや受注に繋がりやすいです。理由は、メール本文を読んで理解し、担当者の方で事前に調べた上で返信をいただけるので、興味を持っていることが多いためです。
テレアポと比較すると、お互いが事前にある程度理解した上なので、話の主導権も握りやすいという特徴があります。メール営業は、返信がきたあとのアポはもちろん、受注までに繋がりやすいです。
さらに、担当者の連絡先を入手出来ているので、長期的な関係を構築しやすいのも長所としてあります。最初は、受注に繋がらなかったとしても見込み客のリストが入手できるので長期的にメリットに繋がります。短期的ではなく長期的なメリットに繋がりやすいのがメール営業です。
メールの返信率が悪い時の改善方法
メールの返信率が悪い時の改善方法についてお伝えしていきます。上手くいっている時は、返信率が高く、アポや受注につながることが多いですが、上手くいかないことも少なくありません。数打てば当たるかのように、同じ営業メールばかりを送付していては返信率は上がりません。そのような場合、精神的につらくなりますし、改善方法も分からないため八方ふさがりになりますよね。
そこで、会えた担当者の方に直接聞いてみるのも良い方法です。なぜならば、メールは返信が来ない、アクションが来ないとどこが悪いのかが全く分からないからです。商談の最初に聞くと雰囲気を作りづらいので、ある程度打ち解けた終盤に聞くとより本音を聞きやすいですね。
商品がたまたま必要だったという場合はもありますし、メールのここが良かったと言ってもらえる可能性があります。担当者の生の声を聞ける貴重な場でもあるので、商品を売り込むこともそうですが、次に生かすということも念頭におきましょう。
まとめ
開封率と返信率を向上させる営業メールについてご紹介していきました。メール営業は、効率的にアプローチができるので、使いこなせるとテレアポよりも精神的な負担が少なく成果に繋がります。
また、メール営業は、返信率が高いメールの雛形を作成できれば比較的早めにアポや受注に繋がりやすいです。試行と修正を繰り返して、成果に結びつけるようにしていきましょう。
