2023.03.08
【例文付き】商談獲得につながるアポイントメールの書き方とは？メール作成のポイント4つと注意点を徹底解説
アポイントメールで営業を行う際に下記のようにお困りの方も多いのではないでしょうか。
「アポイントメールは知っているが、取り入れようか悩んでいる」
「アポイントメールの作り方・送り方が分からない」
近年リモートワークの浸透に伴い、担当者が会社に出勤していないケースが増えました。
そこで効果的な営業方法の一つにアポイントメールがあります。
本記事では例文付きでアポイントメールの書き方や作成のポイント、注意点まで詳しく解説します。
最後まで読み進めることで、アポイントメールによる営業の効率の良さが分かると共に、返信を得やすいアポイントメールの作成方法を知ることができます。
また、下記のボタンから営業代行サービス「SakuSaku」に無料で問い合わせることができます。
アポイントメールや営業に困っている方はお気軽にお問い合わせください。
目次
営業アポメールが重要とされる3つの理由とは？
アポイントを取得する営業方法として電話営業、訪問営業、メール営業の3つが挙げられます。
特に現在リモートワークが浸透する中で重要とされているのがアポメールによる営業です。
アポメール営業が重要とされる理由として、主に以下の3つが挙げられます。
- 相手の都合で確認ができる
- 履歴が残るため内容の確認が容易にできる
- 情報を漏れなく伝えられる
それぞれ詳しく見ていきましょう。
相手の都合で確認ができる
アポメールで営業を行う場合、相手の都合で確認することが可能です。
飛び込み営業やテレアポで営業を行う場合にはこちらの都合で営業を行うため、相手側の業務が一時的に中断される可能性があります。
アポメールであれば相手側の都合で確認ができるため、飛び込み営業やテレアポに比べて相手側に欠ける負担が少ないという点がメリットです。
また、内容確認のやり取りをメールで完結できるため、対面や電話での会話に比べて落ち着いて対応できるという点もアポメールのメリットと言えるでしょう。
履歴が残るため内容の確認が容易にできる
アポメールの利点は履歴が残るところにもあります。履歴が残るため内容の確認が容易となります。
例えば相手側がこちらの訴求内容を忘れてしまった場合でも、アポメールであればメールを見返すだけで内容の確認が可能です。
履歴が残る点は、相手にとっても自社にとってもメリットであるといえるでしょう。
情報を漏れなく伝えられる
アポメールでの営業であれば情報を漏れなく伝えることができます。
例えば、メールであればURLや資料の送付が可能です。
電話では詳しく伝えることができない項目に関しても、資料を送付することで漏れなく正確に伝えることが可能となります。
しかし、実際にアポメールを送信する際には、メールの使い回しによる送付資料の間違いには十分な注意が必要です。
返信が得られる営業アポメールを作成する4つのポイントを紹介
営業アポメールは重要ではあるものの、実際のイメージが湧かないという方も少なくないでしょう。
営業メールを送っても返信を得にくい文面であれば、商談に繋がらず会社の売上も停滞してしまいます。
ここでは、返信を得やすくなるアポメール作成のポイントを以下の4つに分けて解説していきます。
- 要点を簡潔にまとめる
- 商談の候補日時を書いておく
- 相手にとってのメリットを伝える
- アポメール送信のタイミングを計る
それでは順に詳しく見ていきましょう。
要点を簡潔にまとめる
まずはこちらの訴求内容を本文にて簡潔にまとめることが大切です。
アポメールでは電話に比べて伝えられる情報量が多くなるため、一度に多くの情報を漏れなく入れ込みがちになりますが、大切なのは要点を簡潔にまとめて伝えるということです。
例えば、メールの件名に関してもこちらの訴求内容が一目で分かる内容の方が、メールを開封しやすくなります。
本文でも同じで、一目で分かるように要点を簡潔にまとめたメール作成を心掛けましょう。
商談の候補日時を書いておく
商談の候補日時を書いておくだけで返信率は上がります。
つまり、相手の予定に合わせて「ご都合いつ頃よろしいでしょうか？」といった文面は避けるべきです。
理由としては以下の2つがあります。
- 担当者の手間が省ける
- 営業の信頼に繋がる
こちらから候補日時をあらかじめ指定しておくことで、相手の担当者はその中から予定を確認するという作業だけで済みます。
また、候補日時を伝えることで営業の信頼にも繋がります。
いつでも対応可能な営業と、忙しいイメージのある営業とでは、後者の方が信頼ができるという印象を与えることができます。
そのような印象を与えるために、「時間指定は1時間単位で細かく指定する」といった、信頼ある営業になるような工夫をしています。
相手にとってのメリットを添える
メール本文内には相手にとってのメリットを分かりやすく添えましょう。
新規顧客の場合、相手が自分と取引をすることで得られるメリットが重要です。
例えば、新商品の説明を伝えるだけでは相手の興味を引くのは難しいでしょう。
既存顧客であれば興味を持って話を聞いてくれる可能性はありますが、特に新規顧客の場合は新商品を使用することで得られるメリットや利益に関して伝えることです。
しかし、あくまでもメリットは事象でしかありません。
その先にある利益を伝えることで、担当者に「話を聞きたい」と思わせることが大切です。
メールを作成する際には、担当者の立場になってメリットを伝えることを心掛けましょう。
アポメール送信のタイミングを計る
アポメールを送信するのにはタイミングも大切です。
返信を得るためには、こちらの都合で送信するのではなく担当者に気づいてもらうための工夫が必要となります。
例えば、土日休みの企業が相手であれば、金曜日の午後に送信するのがおすすめです。
週明けの月曜日の朝はまとめてメールを開封する可能性が高いので、気づかれやすく返信が期待できます。
メールには予約送信という機能がついているため、相手企業に合わせたタイミングで活用することをおすすめします。
【場合別】営業アポメールの例文を紹介
ここでは以下4つの場合別に例文をご紹介します。
コピペでも使えるようにご紹介しているので、是非参考にしてみてください。
- 新規顧客向けアポメール
- 既存顧客向けアポメール
- 日程調整のメール
- お礼のメール
それぞれについて詳しく解説します。
新規顧客開拓する際に営業アポイントメールを送る場合
新規顧客向けの場合は、まずは自己紹介を入れると良いでしょう。
長すぎると読んでくれないケースもあるので、要点を簡潔にまとめつつ相手にとってのメリットを伝えることも重要です。
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株式会社〇〇
ご担当者様
突然のご連絡失礼いたします。
〇〇株式会社営業部の〇〇と申します。
貴社のホームページを拝見し、現在展開されている〇〇事業に関しまして弊社サービスがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡させていただきました。
実際、〜というサービスは、〇〇件の導入実績があり、お使いいただいているお客様の〇割で〇%のコスト削減に成功しております。
30分〜1時間ほどで〇〇様に有益な情報をお伝えできるかと思うのですが、お話させていただくお時間をいただけないでしょうか？詳細な資料につきましては、下記URLよりご覧になれます。
【URLを添付】
もし貴社において同様の課題をお持ちであれば、他社様の導入実績なども交えてご案内させていただきたく存じます。
誠に勝手ではございますが、私が訪問可能な候補日程を記載いたしますので、返信していただけると幸いです。
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【日程の候補】
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
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上記日時以外でも可能な日程はございますので、その際はお気軽にお申し付けください。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご検討の程よろしくお願いいたします。
【署名】
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既存顧客に営業アポイントメールを送る場合
既存顧客にアポメールを送信する際は、以前取引をした担当者の名前を件名に入れておくとスムーズに進むでしょう。
また以前のお礼から始めることで好印象になります。
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【件名】
（〇〇様）〇〇の課題に有効な〇〇サービスのご案内
【本文】
株式会社〇〇
〇〇部〇〇様
ご無沙汰しております、〇〇株式会社営業部の〇〇です。
以前、弊社サービス〇〇をご利用いただき誠にありがとうございました。
この度、弊社が新たに開始した〇〇というサービスが貴社の〇〇事業の目標達成にお役立ていただけるのではないかと思い、ご連絡を差し上げた次第です。
もし少しでもご興味をお持ちいただけましたら、直接お会いしてご案内させていただきたい所存です。
誠に勝手ではございますが、私が訪問可能な候補日程を記載いたしますので、返信していただけると幸いです。
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【日程の候補】
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
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上記日時以外でも可能な日程はございますので、その際はお気軽にお申し付けください。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご検討の程よろしくお願いいたします。
【署名】
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日程調整の営業アポイントメールを送る場合
日程の調整では、できるだけ多くの候補日を伝えましょう。
できるだけ多くの候補日時を提示することにより誠実さを表すことができます。
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株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。△△株式会社の〇〇です。
先日頂戴した明日のアポイントの件でご連絡させていただきました。
こちらの都合で誠に恐縮ですが、別日程での再調整をさせていただけないでしょうか？
こちらから打診したにも関わらず大変申し訳ございません。
＜候補日程＞
・○月○日（曜日） ○：○○～○：○○
・○月○日（曜日） ○：○○～○：○○
・○月○日（曜日） ○：○○～○：○○
・○月○日（曜日） ○：○○～○：○○
・○月○日（曜日） ○：○○～○：○○
上記以外でも、○○様のご都合のよい日程をご提示いただければ幸いです。
ご検討の程、何卒よろしくお願いいたします。
【署名】
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アポイントを獲得してお礼のメールを送る場合
アポイント獲得した後のお礼のメールには、日程調整をしていただいたお礼と共に再度日程の確認の文面を入れましょう。
また、お礼のメールは当日または翌日に送るようにしましょう。
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件名：○月○日（○）のご面談についてのご連絡
株式会社△△△
営業部□□様
お世話になっております。株式会社○○の○○です。
この度は、お忙しい中ご面接の機会をいただき誠にありがとうございます。
それでは、ご連絡いただきました下記の日程にて御社へお伺いさせていただきます。
○月○日（○）XX：XX 〜 XX：XX
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
【署名】
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営業アポメールを送信する際に注意したいこと3選
ここからは、アポメールにおいて注意したい3つの事項について紹介します。
- 営業メールお断りの企業を確認する
- 件名は短文かつ分かりやすく作成する
- 送信した経緯を書く
それでは順に詳しく見ていきましょう。
営業メールお断りの企業を確認する
営業メールを送信する上で、送信先の企業が「営業メールお断り」でないか確認する必要があります。
営業メールお断りの企業にメールを送信する行為は相手にとって迷惑にあたります。
それだけではなく、自社のイメージダウンに繋がりかねません。
それらの理由から、アポイントメールを送信する際は「営業メールお断り」の注意書きがないかどうかを確認してから送るようにしましょう。
営業アポメールの件名は短文かつ分かりやすく作成する
アポメールの件名はできる限り短文かつ分かりやすく作成しましょう。
担当者は大量のメールの中から件名を見て開封の判断をすることも少なくありません。
分かりやすく目に留まる件名であれば、返信・商談にも繋がりやすいので、アポメールの件名は短文かつ分かりやすい内容を心掛けましょう。
また、過去に取引があった場合、件名に以前の担当者の名前を入れると相手には分かりやすいといったこともあるので参考にしてください。
営業アポメールを送信した経緯を書く
特に新規の場合、メールが送られてくると「どこでうちの会社を知ったのか」「なぜうちの会社が営業されたのか」など疑問に思うことがあります。
新規営業の場合、アポメールを送信した経緯を書くことで相手の不信感を払拭できスムーズな取引ができるようになるので、アポメールを初めて送信する場合には「送信した経緯」を簡単に書いておくと良いでしょう。
まとめ
本記事では、返信を得やすいアポイントメール作成のポイントや注意点などを解説しました。
アポメール営業は今の社会において、訪問営業や電話営業に比べると格段に有効な手法と言えるでしょう。
アポメールでの営業を考えている方は、ぜひ参考にしてください。
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