2024.08.08
お問い合わせフォームの書き方5選！注意点や準備しておくことも解説
営業活動をされている皆様、オンライン時代の新規顧客開拓に頭を悩ませていませんか？従来の訪問営業やテレアポでは、思うような成果が得られずにいるのではないでしょうか。
デジタル化が進む中、お問い合わせフォームを活用した営業に可能性を感じつつも、適切な文章の書き方や効果的なアプローチ方法がわからず、踏み出せずにいる方も多いのではないでしょうか。そんな営業パーソンの皆様に、以下の内容を詳しくをご紹介します。
この記事を最後まで読めば、デジタル時代に適応した営業スキルが身につき、新規顧客開拓がよりしやすくなるでしょう。お問い合わせフォームを活用した営業に気興味がある場合は、ぜひ参考にしてみてください。
※当社が提供するSakuSakuでは煩雑な営業リスト作成から実際の打診まで、全ての業務を代行しています。毎月20社様限定でのご案内になりますので、興味があれば今すぐ以下のボタンから詳細をチェックしてみてください。
目次
【例文付き】お問い合わせフォームの書き方5選
【例文付き】お問い合わせフォームの書き方5選として、以下を押さえておきましょう。
- 件名をキャッチーにして分かりやすくする
- 具体的な宛名を使用する
- 件名や本文に数字や具体的な成果を盛り込む
- 質問形式を都度使用する
- 時事性のあるトピックを活用して注目を集める
お問い合わせフォームの文章を書く際の基礎的な部分になるので、ぜひ参考にしてみてください。
件名をキャッチーにして分かりやすくする
お問い合わせフォームの件名は、受信者の目を引くキャッチーな内容にすることが大切です。サービスの特長や強みを端的に表現し、相手の興味を引く必要があります。
例えば、「【〇月〇日まで】最大▢円引き！全品30%OFFセール開催中」のように、期間限定のお得な情報を盛り込むと効果的です。件名だけで内容が分かるよう、具体的かつ分かりやすい表現を心がけることが重要と言えます。
具体的な宛名を使用する
お問い合わせフォームの宛名は、できるだけ具体的な部署や役職を使用するのがおすすめです。「ECご担当者様」や「採用ご担当者様」など、相手の業務に直結する宛名を使うことで自分事としてとらえるようになり、開封率や反応率が高まります。
例えば、「マーケティングご担当者様 – 効果的なSEO対策のご提案」といった具合に、担当部署と提案内容を明示すると良いでしょう。漠然とした宛名よりも、具体的で的確な宛名の方が相手に伝わりやすくなります。
件名や本文に数字や具体的な成果を盛り込む
お問い合わせフォームの件名や本文には、具体的な数字や成果を盛り込むと説得力が増します。例えば「売上30%アップを実現した当社のWebマーケティング施策」のように、実際の数値を示すことで信頼性が高まるでしょう。
また、「3ヶ月で▢▢を達成！」など、具体的な期間と成果を組み合わせるのも効果的です。数字を使うことで、抽象的な表現よりもインパクトが出て、相手の関心を引きつけられるでしょう。
質問形式を都度使用する
お問い合わせフォームでは、質問形式を適度に使用するのが良い方法です。例えば、「御社の業務効率化、もっと進められませんか？」といった具合に、相手に問いかける形で興味を引き付けられます。
質問形式にすることで、一方的な情報提供ではなく双方向のコミュニケーションを促す印象を与えられます。ただし、質問が多すぎると煩わしく感じられるので、バランスを考えて使用しましょう。
時事性のあるトピックを活用して注目を集める
お問い合わせフォームでは、時事性のあるトピックを絡めると注目度が上がります。例えば、「2025年問題対策 – 御社のAI活用をサポートします」のように、社会的な話題や法改正などを盛り込むと良いでしょう。
最新のトレンドを踏まえた提案は、相手にとってタイムリーで価値のある情報として受け止められます。時事ネタを活用することで、お問い合わせフォームが鮮度の高い印象になり、反応率の向上が期待できます。
お問い合わせフォームの文章を書く際の注意点
お問い合わせフォームの文章を書く際の注意点として、以下3つが大切です。
- 相手に不信感を与えないようにする
- 主語の抜け漏れがないようにする
- 誇大広告や虚偽の情報を含めない
中には法律に触れる部分もあるので、必ずチェックしましょう。
相手に不信感を与えないようにする
お問い合わせフォームでは、相手に不信感を与えないよう細心の注意を払う必要があります。丁寧な言葉遣いを心がけ、誠実で真摯な姿勢を示すことが大切です。
また、過度な個人情報の要求は避け、必要最低限の情報に留めるようにしましょう。相手に安心感を与えられるよう、信頼感のある文章を心がけることが重要です。
主語の抜け漏れがないようにする
お問い合わせフォームの文章では、主語の抜け漏れがないよう注意が必要です。主語が抜けてしまうと、相手にとって文章の内容が分かりにくくなってしまいます。
「私たち」や「弊社」など、主語を明確にすることでより読みやすくなります。文章が明瞭で分かりやすくなるよう、送信前に十分な内容のチェックを心がけましょう。
誇大広告や虚偽の情報を含めない
お問い合わせフォームでは、誇大広告や虚偽の情報を含めないよう気をつけなければなりません。事実に基づいた正確な情報を提供し、相手に誤解を与えないことが大切です。
法的なトラブルを避けるためにも、誇張表現や不正確な情報は慎むべきでしょう。自社の信頼問題にも大きく関わってくるので、誠実な情報発信を心がける必要があります。
お問い合わせフォームの文章を書く前に準備しておくこと
お問い合わせフォームの文章を書く前に準備しておくこととして主に挙げられるのは、以下の5つです。
- ターゲットの明確化を行う
- 自社サービス・商品の理解を徹底する
- 問い合わせ目的の設定を考える
- 相手企業の情報収集を徹底する
- 一日にどのぐらいのお問い合わせフォーム営業を行うのか考える
事前の準備なしだと、相手の反応率は上がらないので念入りにリサーチするように心がけましょう。
ターゲットの明確化を行う
お問い合わせフォームの文章を書く前に、まずはターゲットの明確化を行います。顧客の属性やニーズを把握し、ターゲットを明確にすることが重要です。
また、具体的な顧客像を描くために、ペルソナを設定するのも効果的でしょう。ターゲットを明確にすることで、相手に響く文章を書けます。
ペルソナを設定する際は年齢、仮名、趣味、年収、家族関係など本当に実在するレベルのクオリティまで考え抜き、イメージを膨らませましょう。
自社サービス・商品の理解を徹底する
自社のサービスや商品について、徹底的に理解を深めておく必要があります。強みや特徴を把握し、他社との差別化ポイントを明確にしておきましょう。
商品理解を深めるために、定期的な情報収集と社内勉強会を行うのも有効です。自社商品への理解が深まれば、説得力のある文章を書きやすくなるでしょう。
問い合わせ目的の設定を考える
闇雲に営業するのではなく、お問い合わせフォームの目的を明確に設定することが大切です。目的に応じて、フォームの設計や必要な情報を検討しましょう。
無駄な項目は省き、目的達成に必要な情報だけをリストアップします。問い合わせ目的を明確にすることで、効果的なフォーム営業を実現できるでしょう。
相手企業の情報収集を徹底する
問い合わせ営業を行う前に、取引先や顧客企業の情報収集を行います。公式ホームページやSNSから課題やニーズを調査し、相手企業の詳細な情報を把握しましょう。
企業調査を通じて、相手のビジネスへの理解を深めることが可能です。相手企業への理解が深まれば、適切なアプローチもしやすくなるので、別途Googleスプレッドシートなどで情報をまとめておきましょう。
一日にどのぐらいのお問い合わせフォーム営業を行うのか考える
お問い合わせフォーム営業の効率を考慮し、一日の送信数を設定することが大切です。過度な営業は避け、適切な頻度でのアプローチを心がけましょう。
一日の送信数を明確にすると、自社のリソースを無駄にすることがなくなります。お問い合わせフォーム営業だけではなく、他の施策や営業活動の実施も視野に入れましょう。
問い合わせフォーム営業を実施する際の手順
問い合わせフォーム営業を実施する際の手順は、以下の通りです。
- リストを準備する
- 送る文章を執筆する
- フォームから送信して営業する
- 返信に対応してアポや商談につなげる
再現しやすい方法なので、ぜひ今回の流れで進めてみてください。
リストを準備する
問い合わせフォーム営業を実施する際は、まずリストの準備から始めます。ターゲット企業や顧客のリストを作成し、優先順位をつけましょう。
リストには企業名、担当者名、連絡先などの詳細情報を含めることが大切です。優先度の高い企業から順にアプローチすることで、効率的な営業活動が実現できるでしょう。
送る文章を執筆する
リストに基づいて、送る文章を執筆する際、ターゲットに合わせてカスタマイズされた文章を作成することが重要です。
どの相手に対しても全く同じ内容を送ると、反応率が下がってしまうことがあり得ます。簡潔で明確なメッセージを心がけ、相手の関心を引く内容にしましょう。
相手の立場に立って、魅力的な提案ができるよう工夫することが大切です。
フォームから送信して営業する
準備したリストに基づき、問い合わせフォームからメッセージを送信します。反応率を高めるためにも一斉送信ではなく、一社ずつ丁寧にアプローチすることが重要です。
ただ送り付けるだけではなく送信後のフォローアップを計画し、次のステップを明確にしておきましょう。相手の反応に合わせて、柔軟に対応することで商談につながりやすくなります。
返信に対応してアポや商談につなげる
問い合わせに対する返信には、迅速かつ丁寧に対応することが大切です。反応が遅れてしまうと、機会損失につながる恐れもあります。
相手の質問や要望に真摯に耳を傾け、適切な回答を心がけましょう。返信内容に基づき、アポイントや商談の具体的な日程を調整します。
相手のニーズを踏まえ、まずは関係構築を目指すことが重要と言えるでしょう。
問い合わせフォーム営業の文章執筆を効率化するコツ
問い合わせフォーム営業の文章執筆を効率化するコツとして、以下の3つを紹介します。
- テンプレートを活用する
- ChatGPTなどのAIを使う
- 問い合わせフォーム営業に特化したサービスを利用する
特に自社のリソースが限られている場合は、ぜひ参考にしてみてください。
テンプレートを活用する
問い合わせフォーム営業を効率化するには、テンプレートの活用が有効です。よく使う文章やフレーズをあらかじめテンプレート化しておくことで、スムーズに文章を書けます。
ただし、テンプレートは定期的に見直し、最新の情報に更新することが大切です。社内で定期的に意見交換を行い、テンプレートをブラッシュアップしましょう。
ChatGPTなどのAIを使う
近年、ChatGPTをはじめとするAIツールが注目を集めています。AIを活用することで、文章の生成や修正を効率化できるようになりました。
また、AIを使って顧客からの問い合わせに対応することも可能です。AIの力を借りて、問い合わせフォーム営業や対応の効率化を図るのも一つの手段と言えるでしょう。
問い合わせフォーム営業に特化したサービスを利用する
問い合わせフォーム営業に特化した代行サービスを利用するのも1つの方法です。代行サービスを活用することで、自社のリソースを消費することなく営業活動を進められます。
浮いたリソースは、他のマーケティング施策の考案などの時間に充てることが可能です。また、プロの営業部隊がサポートしてくれるので、成約率などの向上が見込めるでしょう。
当社では、問い合わせフォーム営業の代行サービスである「SakuSaku」というサービスを提供しております。低コストかつ半自動的に商談の機会を得られるサービスです。
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お問い合わせフォームの文章を書く際に多いFAQ
お問い合わせフォームの文章を書く際に多いFAQとして、主に以下の3つを集めました。
- 本文の長さはどれくらいが適切ですか？
- 個人情報の取り扱いについてどう記載すべきですか？
- フォーマルな文体と親しみやすい文体、どちらを選ぶべきですか？
いずれも悩みやすい部分なので、お問い合わせフォームの文章を書く前にチェックしてみてください。
本文の長さはどれくらいが適切ですか？
お問い合わせフォームの本文は、簡潔で要点を押さえた内容にすることが大切です。一般的に、500文字以内を目安にするのが良いでしょう。
また、文字数だけにこだわるのではなく、箇条書きや段落を使って整理することも求められます。他社のメールマガジンなども参考にして、分かりやすい表現を研究しましょう。
個人情報の取り扱いについてどう記載すべきですか？
お問い合わせフォームでは、個人情報の取り扱いについて明確に記載する必要があります。個人情報保護方針を分かりやすく説明し、収集目的と利用範囲を明示しましょう。
また、個人情報の提供に対する同意を得るためのチェックボックスを設けるのも効果的です。トラブルを回避するためにも、個人情報保護には細心の注意を払うことが重要です。
フォーマルな文体と親しみやすい文体、どちらを選ぶべきですか？
お問い合わせフォームの文体選びは、ターゲット層によって異なります。一般的に、BtoBではフォーマルな文体を基本とし、信頼感を与えることが大切です。
一方、BtoCでは親しみやすい文体を選ぶことも有効でしょう。ただし、どのような商材を扱っているかによっても使うべき文体は変わってきます。
ターゲット層や商材の特性を考慮し、適切な文体を選びましょう。
まとめ：お問い合わせフォームの文章の書き方をマスターして営業しましょう！
お問い合わせフォームの書き方のポイントを押さえておくことで、商談につながりやすくなります。闇雲にお問い合わせフォーム営業を行うよりも、より高い成果を得られるようになるでしょう。
また、トラブル防止のために相手に不信感を与えない工夫も必須です。文面を作る際に、問題のない内容か事前に確認しましょう。
一方で「自社でお問い合わせフォーム営業を行うのは実際面倒くさいし、手間がかかる…」と悩んでいる場合もあるのではないでしょうか。
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