2022.07.03

「会社で複数人の取りまとめをする際に、日程調整で時間を取られてしまう。」

「毎回特定の人と何度もやり取りをするのが煩わしい。」

こういった悩みを抱えている方は多いですが、ほとんどが「仕方がない」で片付けてしまっています。業務効率化において日程調整は軽視されがちですが、業務において日程調整に割く時間は膨大です。

本記事を読めば、日程調整ツール導入によってできることや目的に合ったツール選定のポイントと、おすすめの日程調整ツールが分かります。

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日程調整ツールとは

日程調整ツールとは、個人で使われる場合も多いですが、ビジネスシーンにおいてWeb会議や商談、打ち合わせなどのスケジュール調整を自動化できるツールです。

ツールによって異なりますが、イベント作成と管理、リマインド、日程確定後自動的にカレンダーに登録できる機能もあります。

完全無料で使えるツールもあれば、豊富な機能を使える有料のツールもあります。アプリをダウンロードして利用したり、サイトに情報を登録して利用するパターンなどがあります。

​​日程調整ツールでできること

営業代行の主な業務内容は?営業代行会社によって対応範囲は異なる

日程調整ツールでできることは主に以下の3つです。

  • 日程調整・スケジュール調整を自動化
  • グループ間のスケジュールの共有
  • 自動リマインドでうっかりをなくす

日程調整・スケジュール調整を自動化

日程調整ツールを利用すると、スケジュール管理を自動化できます。

Web会議や商談、打ち合わせなど複数のスケジュールを一括管理でき、パソコンとスマホを同期させておけば、外出先でも日程の確認・調整が可能です。

日程調整ツールは、イベントの候補日を設定できる機能がついているため、メンバーに共有すればすぐに日程調整できます。

グループ間のスケジュール共有

日程調整ツールを利用すれば、同僚やビジネスパートナーなどのグループ間でスケジュールを共有できます。

グループ間でスケジュールを共有することで、仕事を頼む側も頼まれる側も2度手間になることがありません。

例えば相手のスケジュールがいっぱいなのに確認して、断られるというような無駄なやり取りを避けられます。

日程調整ツールでスケジュールを共有しておくと、時間の節約になることはもちろんのこと、相手に気を遣うこともなくなります。

スケジュールを共有できていれば必要のなくなるコミュニケーションは、積みあがれば大きな業務効率化につながります。

自動リマインドでうっかりをなくす

日程調整ツールを利用することで、イベントや予定を忘れる心配をなくせます。

ツールによっては、商談相手や打ち合わせ先にも自動で案内のメールを送る機能もあります。また、日程調整ツールで予定を入力するだけで、自動でカレンダーに予定が登録される機能も便利です。

カレンダーへの入力し忘れや先方へのリマインドを怠って予定が狂ってしまったなどのトラブルを未然に防げます

日程調整ツールの選び方

以下では日程調整ツールの選び方を5つ紹介します。

  • 目的に合っているか
  • 継続できる利用料金か
  • 操作はしやすいか
  • さまざまな端末に対応しているか
  • 外部ツールとの連携が可能か

目的に合っているか

目的通りの機能が日程調整ツールに搭載されているか確認しましょう。

  • 同僚とスケジュールを共有したい
  • 商談の日程を調整したい
  • スケジュールをリマインドしてほしい

さまざまな使用目的に合わせたツール選びをするために、ダウンロード・登録前には機能の確認をしましょう。

継続できる利用料金か

日程調整ツールの便利な機能は有料です。無料のものは制限が多く使い勝手が悪いですが、賢く使えば機能を補うことも可能です。

日程調整やスケジュール管理は、日常で利用頻度が高いため、導入後も継続して利用できるツールを選ぶことをおすすめします。

機能と料金を比較し、コスパが良いと感じる日程調整ツールを選びましょう。

操作はしやすいか

日常的に使う日程調整ツールやスケジュール管理ツールは、使ってみて操作が簡単なものを選びましょう。

このような業務効率化ツールは、時間の節約になってこそ価値があるので、便利な機能でも使いこなせなければ費用の無駄です。

無料お試し期間があるものがほとんどなので、まずは一度お試し期間中に操作感を確かめてから、導入を検討するとよいでしょう。

さまざまな端末に対応しているか

日程調整ツールは、PCやスマホ、iPadなどさまざまな端末に対応しているものを選びましょう。

ダウンロードアプリなら、外出先でも日程を調整でき、PCでも大きな画面で、スケジュールを管理ができます。

複数端末に対応しているツールがほとんどですが、対応する端末に関しては導入前にしっかり確認しましょう。

外部ツールとの連携が可能か

日程調整だけでなく、さらに仕事の効率を高めていくためには、日程調整ツールと連携できる外部ツールがカギとなります。

カレンダーと連携すると、自動で予定を登録できるため、スケジュールを毎回入力する手間を節約できます。Web会議ツールと連携ができるのなら、会議の記録を自動で残すことも可能です。

連携できるツールは、日程調整ツールによってそれぞれ異なるため、今使っているツールとの相性をみて選びましょう。

【2022年最新版】おすすめ日程調整ツール 5選

アタックリスト

以下ではおすすめ日程調整ツールを5つ紹介します。

  • アイテマス
  • LINEスケジュール
  • 調整アポ
  • スケコン
  • ノリスケ日程調整

 

アイテマス


引用元:アイテマス 公式HP

料金 完全無料
主な機能
  • 日程候補提案型(投票可)
  • 空き時間提示型
  • オンラインミーティングURL自動生成
  • 同席者お知らせ機能
  • 日程調整入力フォームカスタマイズ
  • 時差対応
  • 祝日対応
  • テンプレート機能
  • 公開URL機能
  • メール通知
  • プッシュ通知
主な連携可能ツール
  • Googleカレンダー
  • Zoom
  • Google meet

アイテマスは、Googleカレンダーとの連携で利用できるビジネス向け日程調整サービスです。最新のカレンダーを相手に送信してスケジュール管理でき、Googleカレンダーが空いている時間帯を自動で抽出して提示する機能も搭載しています。

URLを送信する際に知られたくないスケジュールを隠すことも可能で、プライバシー対策も万全です。

充実した機能を完全無料で利用できるコスパに優れたおすすめの日程調整ツールです。

LINEスケジュール


引用元:LINE 公式HP

料金 完全無料
主な機能
  • グループメンバーの出欠管理
  • 友だちを個別招待して出欠管理
  • スケジュールに出欠を回答
  • 出欠状況の管理
  • ノートやタイムラインに投稿
  • スケジュールの編集・削除
  • URLを利用して友だち以外とも日程調整
主な連携可能ツール なし

LINEスケジュールはLINEアプリ内に内蔵されている機能の1つで、無料で利用できる日程調整ツールです。

イベントを作って招待したいメンバーを選んで送信するだけの簡単な機能がすべてLINEアプリ内で完結できます。候補日の選択が可能で、集まった回答から日付を選択することも可能です。使い慣れたツールで計画から調整、その日の連絡もLINEひとつでできるのは負荷が少なく便利です。

調整アポ


引用元:調整アポ 公式HP

料金 要問合せ

※14日間の無料トライアルあり

主な機能
  • グループウェア連携
  • 空日時の自動抽出
  • 候補提案型スケジュール調整
  • 複数人での日程調整
  • バッファ予定の作成
  • Web会議URLの自動発行
  • Salesforceの自動更新
  • リマインドメール
  • 日時確定のチャット通知
  • 会議室の同時予約
  • 来訪時の受付業務の効率化
主な連携可能ツール
  • Googleカレンダー
  • Outlookカレンダー
  • サイボウズ Garoon
  • Zoom
  • Microsoft Teams
  • Google meet
  • Webex
  • Slack
  • Chatwork
  • Teams
  • Google Chat
  • Salesforce
  • RECEPTIONIST

調整アポは、約400のカテゴリーにおいて国内最大級の約5000製品の中から、「2021年度に最もビジネスパーソンからの支持を集めたIT製品」の中で、2位に選ばれた法人向け日程調整ツールです。(参考:https://diamond.jp/articles/-/303925)

操作性の高いシンプルな機能と管理画面の使いやすさが特徴で、スケジュール調整と、当日までのフォローアップを自動化します。

グループウェアやWEB会議ツールとの連携はもちろん、多くの幅広いツールと連携できます。

候補日を自動抽出したページをURL化し、サイトへ埋め込んだりメールに添付したりできます。調整アポは、無料トライアルがあるので一度使い勝手を試してみるといいでしょう。

ScheCon(スケコン)


引用元:ScheCon公式HP

料金
  • フリープラン:0円/月
  • スタンダードプラン:660円(税込)/月
  • ビジネスプラン:990円(税込)/月
主な機能
  • 1対1日程調整
    └OR設定(AさんまたはBさん)
  • 複数人日程調整
  • 空き時間確認
  • 回答補助&自動回答更新
  • カレンダー自動入力・招待
  • メール通知
  • 日程調整履歴
  • オンライン名刺自動交換
  • アドレス帳機能
  • 連絡先CSV出力(PCのみ)
主な連携可能ツール
  • Googleカレンダー
  • Outlookカレンダー
  • Google Meet
  • Teams 
  • Zoom
  • Slack 
  • Chatwork 

ScheCon(スケコン)は、2021年最も評価されたSaaSを表彰する「BOXIL SaaS AWARD 2022」にて、「BOXIL総合ランキング部門」の『コラボレーション部門賞』を受賞した日程調整ツールです。

1000名以上のユーザーアンケートより改善された、わかりやすいデザインで、使いやすさに定評があります。

複数人での日程調整も簡単にシェアして調整することが可能です。予定はGoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどのツールに自動反映されるため、ストレスなく利用できます。

セキュリティ面では、全ての通信をSSL/TLSによる暗号化通信で行っています。暗号化通信によりデータを盗聴・改ざんから保護し、安全にサービスを利用できます。

ノリスケ日程調整


引用元:ノリスケ日程調整公式HP

料金 完全無料
主な機能
  • URL日程調整
  • 複数人予定調整
  • 移動時間の考慮
  • スケジュール自動登録
主な連携可能ツール
  • Googleカレンダー

ノリスケ日程調整は、完全無料で利用できるシンプルな日程調整ツールです。

Googleカレンダーと連携することで、日程調整を自動化でき、日程調整URLを相手に送付すれば、簡単に日程調整が完了します。

また、Googleカレンダーへ自動的に予定が登録されるため、スケジュール管理の時間削減につながります。

完全無料で使えるので他の有料日程調整ツールを使う前に試してみるのもいいでしょう。

まとめ

今回紹介したシンプルな機能だけの無料ツールや、豊富な機能の有料ツールなど場面や用途によって使い分けもできます。

日程調整ツールを有効活用して、業務効率を飛躍的にアップさせていきましょう。

また、業務効率化を進めたいが人手不足で悩んでいる方には営業代行サービスの利用を推奨しています。

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