【そのまま使える例文付き！】新卒採用スカウトメールのポイントとは？返信率を向上させる書き方をご紹介

最近では新卒採用に苦戦する企業も増えてきています。そこで注目されているのがダイレクトリクルーティング。

ダイレクトリクルーティングは、企業から新卒の就活生に直接アプローチが可能です。その際ぜひ活用していきたいのが企業から就活生にメッセージを送れる「スカウトメール」です。

ではスカウトメールをどのように効果的に使っていけばよいのでしょうか？当記事では、例文付きで新卒採用向けのスカウトメール作成のコツをご紹介します！

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スカウトメールとは

企業が就活生に直接アプローチができるダイレクトリクルーティングの中でスカウトーメールとは、就活生一人ひとりへメッセージを作成し送れます。

スカウトメールが注目されるようになってきました。背景の一つとしてはコロナ禍においてWEBでの合同説明会、個別説明会に加えてスカウトメールを取り入れた企業が増えたからです。

ここではスカウトメールの重要性やメリットを解説します。

スカウトメールの重要性

最近、新卒採用市場で注目されているスカウトメール。企業側が、ダイレクトに就活生へメッセージを送ることでエントリーをしてもらう、「攻める」採用手段です。

なぜ注目されるようになったのか。背景としては数年前までは、大手就活ナビサイトが求人を掲載し就活生からのエントリーを「待つ」というような新卒採用の形が主流でした。しかし、近年では売り手市場になってきており、特に中小企業では就活生からのエントリーを待っていてもなかなかエントリーがこないというのが現状です。

そのため、攻めの採用である「スカウトメール」を効果的に使っていく方針の企業が近年増えてきました。

スカウトメールのメリット

スカウトメールのメリットは、直接就活生にダイレクトにメッセージを送れる点や自社にとって採用したいと思っているターゲットの学生へアプローチが可能という点です。

これまでの「待ち」の採用では、現時点で自社にとって必要としていない人材からの応募があったり、なかなか思うように応募が来なかったりということがありました。

その点、スカウトメールは自社にとって来てほしい人材にピンポイントでアプローチが可能のため、積極的に使っていきたいですね。

【新卒採用】効果的なスカウトメールのポイント5選

それでは、新卒採用において効果的にスカウトメールを送信したいときに、押さえておくべきポイントを以下にまとめました。一つひとつ確認していきましょう！

どのような学生にアプローチをしたいのか明文化する

スカウトメールを作成する前に、重要となってくるのはペルソナやターゲットを言語化し、整理すること。この準備をしっかりしておくことで、スカウトメールを送信する際にターゲットのニーズに合わせて魅力を訴求することができます。

ペルソナを整理する際には様々な項目があります。例えばですが、

このような項目が挙げられます。

ペルソナを設定する際に困った際には、現役社員の中で「新卒採用でこの人に近しい人に来てほしい」という方を思い浮かべてもよいでしょう。

ターゲットが魅力と感じるポイントを整理する

新卒の就活生は学生なので当たり前ですが「会社がどのようなものか」「どのような会社が自分に合っているか」というのは知らないことのほうが多いでしょう。そこで就活生が注目するのはとりあえず名前を知っている企業や大手企業、上場企業のため、応募が集まるのは必然といえます。

しかし、大手企業から内定をもらえる学生はほんの一握り。そこで中小企業として戦えるのがスカウトメールです。

ターゲットが設定されると、自社が採用したい人材が明確になりスカウトメールでどのような魅力を訴求したらよいのか考えやすくなります。

ターゲットの就活生が企業を選ぶにあたって、会社選びの際にどのようなことに重きをおくのかということや働くにあたってどのような希望を持っているのかということを掘り下げていきましょう。それと同時に就活生にとっての自社の魅力は何なのか、ということも整理していくことが必要です。

例えば、ターゲットの就活生が部活動ではサッカーをしていて飲食業でアルバイトをしている学生だとしたら「チークワークを大事にしながら笑顔を直に見られるような仕事がしたい」という価値観を持っていると想像を膨らませることができ、その点を訴求すると学生が魅力と感じてくれるでしょう。

スカウトした理由を明記する

スカウトメールの文面にはなぜあなたをスカウトしたのか、という理由を必ず入れましょう。そうすることで、就活生にメールを読んでもらいやすくなりスカウトメールの返信率があがります。

スカウトした理由としては、就活生が記載している自己PRや学生時代に力を入れたことに触れたうえで「活躍してくれる人材だと感じた」ということなどをスカウトメールの内容に入れ、送信しましょう。

プロフィールを読んだうえでメールを送っていることが就活生へ伝わるようにすることがポイントです。

入社後のキャリアビジョンを整理する

ターゲットの新卒入社の社員に今後どのように活躍していってほしいのかという入社後のキャリアビジョンを事前に整理しましょう。

そして、候補者に対して入社後はどのように活躍できるのかというキャリアビジョンをスカウトメールの文中で明記しましょう。

などと仕事内容だけでなく、入社してからのステップを人事の担当者や育成担当者などと事前にすり合わせをしておくことが必要です。

重要なのは、就活生にとって今後この会社でどのように働いていけるのかということをどれほど具体的にイメージしてもらえるかという点です。明確であればあるほど安心してもらえ、オファーをしたときの承認率も向上します。

“面接確約”や”特別セミナー”など特別感を出す

学生がスカウトメールが送られてきて嬉しいと思う重要なポイントは、“面接確約”や”特別セミナー”など特別感があることです。就活生にとって「自分は企業側から選ばれた存在である」と思ってもらうことがポイントです。

筆記試験やESの免除、一次面接免除なども効果的でしょう。

そのような対応が難しい場合は、「1対1のカジュアル面談をしませんか？」や「会社を実際に見学して最後質疑応答の時間を設けますがいかがでしょうか」などというのも特別感を演出できます。

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【新卒採用編】スカウトメール作成の構成

新卒採用編でのスカウトメールの構成を紹介します。ぜひ参考にしてください。

採用担当者の挨拶

まずは、メールの冒頭で採用担当から挨拶をします。

「（候補者の名前）様、はじめまして。株式会社〇〇の採用担当の△△です。」

その際には、名前を明記したほうが個人的に送ってきてくれているということが伝わり、安心感や信頼につながります。

候補者を選んだ理由や興味をもった部分

新卒採用の際は、職務経歴がないのでその他の職務経歴以外の部分をフォーカスし、興味を持ったことを伝える必要があります。

「学生時代に地域政策のことを学び、地方創成の力になりたいと思っている〇〇さん」

「アルバイトで学習塾の講師をし、人の人生の大事な選択の瞬間に立ち会えることが喜びと感じられる〇〇さん」などと、一言でもよいので就活生が記載している内容から、キーワードを拾い、

「なぜあなたに声をかけたのか、魅力を感じたのか」を伝えていきましょう。

気持ちとしては、ラブレターを書く行為と似ています。慣れてくると一人あたり3分ほどでこの部分は記載することができるようになります。

自社の強み

自社の強みである会社の事業内容や経営理念、ビジョン、業績、休日や福利厚生を端的にわかりやすくアピールしましょう。

新卒採用において当社の強みを明記する際のポイントとなるのは、アピールする相手は取引先ではなく「新卒採用の就活生」です。ペルソナに基づいて「ここで働きたい」と前向きに思ってもらうことが重要です。

どのようなことを書いていいのか悩んだり、どうしても長くなってしまったりする場合には現役社員のペルソナに近い方へどのようなことが自社の魅力で強みと感じるのかヒアリングを行ってみてはいかがでしょうか。

今後のキャリアビジョン

新卒入社の社員に今後どのように活躍していってほしいのか、どのように活躍できるのかというキャリアビジョンをスカウトメールの文中でアピールしましょう。職種や業種によって異なっていきますが、新卒入社した社員のキャリア形成の一例を載せるという形でもよいでしょう。

などといった仕事内容だけでなく、入社する前やしてからのステップを具体的に明記してもよいでしょう。

重要なのは、就活生にとって今後この会社でどのように働いていけるのかということをどれほど具体的にイメージしてもらえるかという点です。明確であればあるほど安心してもらえ、オファーの承認率が上がります。

改めて「あなたは特別な存在である」ということを伝える

せっかく書いたスカウトーメールですが、なかなか最後まで読んでもらえないこともあります。

したがって、重要なことは冒頭のあいさつ文や件名で「あなたは特別な存在である」ということをアピールすること。メールの最後には、冒頭と同じ内容になってはしまいますが、「あなたは特別な存在なのでメールをしたこと」「だからスカウトを承認してほしいこと」を改めて心を込めて伝えましょう。

自分も「あなたは特別な存在である」といった内容のメールや言葉を受け取ると嬉しいですよね。ぜひ受け取り側の立場になって、アピールしてみてください。

しかしスカウトメールを作成・送信するまで骨が折れる仕事かと思います。スカウト代行なら「サクルート」が最もおすすめです。スカウトメールの文言作成から、返信率アップに向けたABテスト、やり取りのクオリティの担保まで丸ごと全部任せることができます。今すぐに採用活動のスピードを加速させましょう！

新卒へのスカウトメールで注意しておきたいポイント 

新卒採用向けのスカウトメールで注意しておきたいポイントをまとめました。送信する前後に今一度確認し、意識しましょう！

明らかな定型文だと思われないか？

就活生がスカウトメールを読んだ際に文面が明らかに定型文であると感じてしまうとまず読んでもらえません。テンプレートと感じられてしまうポイントとしては「これは誰にでも当てはまるのでは？」と思わせてしまうスカウトメール文です。

また、就活生が「自分のプロフィールを読んでもらっていない」と感じてしまうと、自分は大事に扱ってもらえていないと認識されてしまいます。せっかく送ったスカウトメールがマイナスにとられてしまうので注意しましょう。

定型文にならないためにも、就活生の自己PR文に目を通しキーワードを積極的にスカウトメールの文中に入れましょう。

メールをまず開封してもらうということも重要なので、『〇〇様のプロフィールを拝見しました！』『〇〇様への特別な選考のお知らせ』などとパーソナライズした件名にしましょう。

次のアクションや対応が遅れないようにする

スカウトメールを送信しせっかく候補者に承認してもらったもののその後のアクションや対応が遅れてしまうと候補者の熱が冷めてしまい、せっかくつかんだチャンスを離してしまいます。送信したメールでは特別感を演出したにもかかわらず対応が遅いとぞんざいに扱われていると感じさせてしまう可能性もあります。

レスポンスが遅いと企業としての信頼度も下がってしまいますし、就職活動の場は売り手市場が続いておりますので、できるだけ迅速な対応を心がけましょう。

逆に他の企業よりもレスポンスが早く、スムーズにやり取りを行うことができればオファーを承諾してもらえスムーズに採用活動が進むでしょう！

目安としては、営業日であれば24時間以内には返信するようにしましょう。

かしこまりすぎた文章や対応は避ける

あくまでもスカウトーメールの送信先は取引先ではなく、就活生。「今後一緒に働くかもしれない同僚」なので、かしこまりすぎたスカウトーメール文や対応は避けましょう。

就活生にとってもかしこまりすぎたスカウトメール文が送られてくるとどうしても心理的な距離感が遠く感じられてしまいます。

砕けすぎるのはもちろん良くないですが、かしこまりすぎた文章や対応をしないようにも、「部下に送るような」温度感のメールだと自然ではないでしょうか？

送信する時間帯に配慮する

スカウトメールの送信やオファーを送る際の時間帯にも意識したいところです。

夜遅くや年末年始、お盆期間中に送信してしまうと「このような時期にも仕事をしているのか」とイメージがマイナスになってしまう可能性があるので注意しましょう。

メールの開封率が高いのは就寝前の21～22時と一般的には言われていますが、今回は新卒採用向けのメールの送信なので営業時間内に送るほうが無難です。

オススメは、朝の9時の時間帯やお昼、17時頃だと読んでもらいやすいです。

送信した後は返信率も意識する

重要なのは、送信したあとの返信率、承諾率です。スカウトメールの返信率（返信率＝返信数÷スカウトメール送信数）をまずは、平均の10～15％を目指していきましょう！

もし返信率が平均まで届かない場合には、送信したメールを見直したり場合によっては同僚に見てもらったり、ペルソナを見直すなど対策をしてみましょう。

返信率はあげられます。できていないことがあれば一つひとつ取り入れてみてください。

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【実践編】新卒採用におけるスカウトメールの例文

では、実際にはどのようにスカウトメールを作成すればよいでしょうか？

そのままでも使える例文をご紹介していくので、ぜひ参考にしてみてください。

新卒採用における良いスカウトメールの例文

地域貢献がしたいという自己PR文を読んだことを言及したうえでそれが自社で実現可能である点もアピールできていますね！また、面接確約というお得さにも触れています。

自社の知名度があまりない場合のパターンを想定しました。こちらではしっかり自社の強みをアピールしながら、「なぜあなたに声をかけたのか、候補者にしかない魅力」についても言及ができています。

また、自社についての説明を最低限にしカジュアル面談に促している点もポイントです。

新卒採用における悪いスカウトメールの例文

スカウトメールが明らかな定型文であることや、「自社のアピール」だけにとどまってしまっているのがもったいない点です。

登録情報を見たと伝えてはいますが、候補者の登録内容への反応については一切記載がないので、受け取った側からすると「自分の自己PRは見てもらえてないんだな」と感じてしまいます。

また、会社の内容についても自社の魅力を伝えたい気持ちは分かりますが、調べたらわかるようなことを長々と記載してしまわないよう意識しましょう。

学生がスカウトメールを受信してからの流れ

学生がスカウトメールを受信したらどのような流れなのか、を簡単にご紹介します。

学生にスカウトの通知がいく

使用する媒体によっては様々ですが、まず学生にスカウトの通知がいきます。

メールとアプリの両方で通知がいくことが多いので、メールを送信するとすぐ「学生の目に入る」ことを意識し、出だしの部分などは特に誤字脱字やお名前の間違いがないように注意しましょう！

通知がいって開いてもらえるかどうかは、件名ももちろん重要になっていきますので、改めて自社の送信するスカウトメールの件名は「魅力的な件名かどうか」といった視点も忘れずに。

学生がスカウトメールの内容を把握する

メールを開封し学生がスカウトメールの内容を把握します。その際に、最後まで読んでもらうためには「パーソナライズされた文面であるか」「次のアクションが明確であるか」などといったポイントが重要になってきます。

せっかく送信したスカウトメール文は最後まで読んでほしいですよね。学生の目線に立って「全部読んでもらえるくらいの長さか」と改めて意識してみるのもいいでしょう。

スカウトメールの内容を把握してもらえない限り、次のアクションにはつながりませんので学生にとって魅力的か？自社が伝えたいことだけの内容になっていないか確認しましょう。

会社に興味を持った場合、スカウトを受信した学生がスカウトに応じる

就活生が、スカウトメールを読んで会社に興味を持った場合にスカウトに応じます。

スカウトメール返信や承認してくれた学生は、どこに惹かれて反応してくれたのかというのを考えてみるとより質が高い自社のオリジナリティあふれたスカウトメールになっていくでしょう。

そのような成功体験が増えていった際、是非テンプレートを2～3通用意することをおすすめします。テンプレートを作成できるとスカウトメール送信までの時間が短縮され、より効率的に効果が高いスカウトメールの送信が可能になります。

まとめ

近年で新たな採用手段として有効活用されるようになってきたダイレクトリクルーティング。その際に重要になってくるのがスカウトメールです。

スカウトメールを送る際には、定型文にならず分かりやすく端的に明記することが基本です。

ポイントとしては、

返信率も意識しながら、新卒採用のスカウトメールの作成にお役立てください！

本記事を参考に、より質の高い採用と優秀な人材の確保をしていきましょう。ただ、なかなかどのサービスを選んでいいのかといった不安やちゃんとコストに見合ったパフォーマンスがあるのかといった不安がありますよね。

そんなときに、スカウト代行なら「サクルート」が最もおすすめです。

スカウトメールの文言作成から、返信率アップに向けたABテスト、やり取りのクオリティの担保まで丸ごと全部任せることができます。

スカウトメールを自社で改善するコストを削減した分、採用担当者は面接やインターンシップの計画などのより付加価値が高い仕事に集中することが可能。

ダイレクトリクルーティング支援(スカウト代行)に特化し、無駄なコストを削減しているので、他社よりも安価な月額3万円から利用できるのもポイントです。

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