企業による採用手順の一つとして定着しつつある、ダイレクトリクルーティング。スカウトサービスにおいて重要になってくるのがスカウトメールです。
スカウトメールであれば、自社が求めている人材に直接アプローチできるので効果的に使いたいですよね！
本記事では、スカウトメールとは？ということから、スカウトメールの返信率、スカウトメールを書くときに気をつけたいポイントなどをまとめておりますので「なかなかスカウトメールの成果がでない」とお悩みの方、ぜひ参考にしてください。
なぜスカウトメールが注目されているのか
以前と比べて、待ちの採用では必要な人材が集まらなくなってきました。
そこで注目されてきたのが攻めの採用という、企業側が積極的に人材の確保に動いていく採用方法が注目されてきています。
攻めの採用はダイレクトリクルーティングとも呼ばれ、その採用法で重要な一つの手法がスカウトメールです。
スカウトメールは返信率を意識しましょう！
スカウトを改善しようというタイミングで意識すべきは、スカウトメールの返信率。
返信率は以下の式で求められます。
返信率＝返信数÷スカウトメール送信数
返信率は、「効果的なスカウトメールが送信できているかどうか」を確認できる指標になるので、しっかりと意識しておきましょう。
スカウトメールの平均返信率は？
スカウトメールの平均返信率は、あくまでも目安ですが10～15％ほどとのこと。
高い返信率があるところだと50％ほどまでいくこともあります。
平均返信率までまだ届いていないようでしたら、まずは平均まで届くようにひとつひとつ見直していきましょう！
スカウトメールの返信率を上げる5つのポイント
スカウトメールの返信率を上げるポイントを紹介します。
順番に見ていきましょう！
【ポイント①】開封したくなるような件名にする
返信率を上げるためには、まず開封してもらわないことには始まらないですよね。
開封してもらうためには、重要なのは件名です。まず、件名には必ず名前を入れるようにしましょう。
「〇〇様の～というご経歴に興味を持ちました！」など、経歴に触れることでさらにオリジナリティが出るのでおすすめです。
【ポイント②】特別感を出す
スカウトメールを作成する中で目指したいのは特別感を出すこと。
特別感がない場合は「誰にでも送っているんだろうな」という手抜き感が出てしまい最後まで読んでもらえる確率が一気に減り、当然ながら返信率も下がります。
「あなた」に興味を持っていることを明確にする
スカウトメールの文中では、「〇〇様の△△社での～というご経験が現在弊社が募集をしている…」などと、あなたに興味を持っている、ということを示すことが重要です。
候補者の名前を積極的に使う
候補者の名前をスカウトメールの中で〇〇様と入れていくと、候補者にとって「しっかりと自分を見てくれている」という特別感につながります。
【ポイント③】返信のハードルを下げる
せっかく送ったスカウトメールですが、返信がないと次につながりにくいですよね。そこで返信のハードルを下げる意識も必要です。
- 候補者の次のアクションを明確に書く
- 次回のアクションはハードルを低く
ことが重要になってきます。
候補者の次のアクションを明確に書く
スカウトメールの末尾などに、「次のアクション」を明確に書くことが必要です。メールをもらったあとに候補者が次にすること（企業側にとっては候補者にしてほしいこと）が明確で具体的であると返信率が上がります。例えば、カジュアル面談をしましょう、○○について興味があるのでご返信ください、ご都合がいい時間を下記日程から選んでくださいなど。
もし面談などで日程を提示する場合には、「ご都合の合うところを教えてください」ではなく、2～3候補時間帯や曜日をずらして提示し、その上でもしご都合が合わない場合はご連絡くださいなどとすると対象の候補者の手間を一つ減らすことができ返信率の向上が見込まれます。
次回のアクションはハードルを低く
スカウトメールの返信率を上げる時にせっかく次回アクションを明記したのにもかかわらず、次回アクションのハードルが高いと返信にはつながりにくいです。ハードルを下げるためには、
- カジュアル面談として15分ほどざっくばらんにお話ししませんか？
- 今後のキャリアについて話しませんか？
- 良ければ一度オンラインでも構いませんので、〇〇のご経験について詳しくお伺いさせていただきたいです。
上記のようなメッセージが挙げられます。
逆に候補者にとってハードルが高いと感じるのは、最初から応募や履歴書・職務経歴書の提出、面接などです。これらは避けた方がスカウトメールの返信率は上がります。
【ポイント④】企業情報を簡潔に明記する
スカウトメールでは企業の情報を記載していきますが、必要な情報を簡潔かつ魅力的に記すことが重要です。
長文にならないように、大まかな条件(必要な要件、福利厚生、年収)や、会社としての想い、ビジョンなどを候補者の目線に立って記載しましょう。
どういった条件を書けばいいか悩んだ場合には、候補者のペルソナに近い社内の方にどういった情報があると会社は魅力的だと思うか、志望した理由などを聞くとより具体化していくでしょう。
どうしても想いが募って長くなってしまいがちですが、「詳しく見たい方はこちら」とURLを貼るのもおすすめです。
【ポイント⑤】ネガティブなワードを避けて書く
スカウトメールでは業種や職種によってネガティブなワードは多少変わってきますが、一般的に避けたほうがいいワードは以下になります。
- 急募
- 大量採用
- 早期キャリアアップ
- 学歴不問
上記のようなワードを使用するのは避けましょう。
場合によっては、アットホームな社風や働きやすい・良い雰囲気・明るい職場、若さを売りにするというのも人によっては避ける傾向があるので、できる限り避けたほうがよいでしょう。
スカウトメールの返信率が下がる理由7選
スカウトメールの返信率が下がる理由をご紹介します。返信率が目標に達していない場合には送ったメールを確認し、以下の項目で当てはまっているものがないか確認してみましょう。
明らかな定型文になっている
まず気を付けたいのはメール文の全てが定型文になっていないか、という点です。候補者にとってこれは多数の方に送っているスカウトメールと思われてしまえば返信率は下がってしまいます。
例えば、「明るく楽しく働いてくれる方」、「自己成長がしたい人」、「事務に興味がある方」など誰にでもいえてしまうようなことや募集条件で分かることなどだけ書いてしまっていると定型文とみなされます。
定型文だと思われないために、スカウトメールの文中で候補者の名前を使うことや「△△さんの～の経験に興味を持ちご連絡しました」などと、なぜ、企業として対象の候補者へ興味をもったのかということを書くよう意識しましょう。
毎回名前を入れるのは大変！という方もいらっしゃるかと思います。そのような方は自社で使っているダイレクトリクルーティングの媒体の機能が使えているか確認してみましょう！媒体によっては「ネームタグ」という機能で候補者の名前を任意の部分へ自動入力できる機能もありますのでその際は積極的に活用してみてくださいね。
ネガティブワードが件名や本文に入っている
スカウトメールにおいて使うのを避けた方が良いネガティブワードがあります。スカウトメールの文中に入れていると返信率が下がってしまう可能性があるので、送信したメールを見返してみましょう。
例えば、急募・大量採用・学歴不問・早期キャリアアップ などです。これらは、企業側の都合であることが多く候補者目線に立ち、「送信する内容は候補者にとってこれは本当に魅力的な情報なのかどうか？」という視点を忘れないようにしていきましょう。
また、分かりにくい用語や流行のワードも避けた方が無難です。ESGやニューノーマル、レジリエンスなど普段社内で使っていても候補者にとっては馴染みがない場合そこで読むのをやめてしまう恐れがあります。
専門用語については、「専門用語に抵抗がない方」は読んでくれるのでそこで一種ふるいにかけることができるのでペルソナに合っているものについては使用してもよいでしょう。
自社のアピールが強すぎる
スカウトメールの文章が自社のアピールの割合が多すぎるというのも返信率が下がる理由のひとつです。ポイントは、強すぎるという点です。
自社アピールが強すぎる文はこのような文です。
弊社は創業○○年で顧客満足度NO1を目指すサービスを提供しています。主な取引先は、～（有名企業）。
東証一部上場しており、全国営業所展開し、業界満足度NO1など毎年様々な章をいただいています。年間売り上げは△万円を達成しました。社長の□□は、各メディアに取り上げられています！（URLはこちら）
年々社員も増加しており〇〇名突破し、来年にはオフィスを増築。日々成長を遂げています！
このようなスカウトメールを受信したとき、相手はどう感じるでしょうか？
候補者は日々多忙で、このようなメールを最後まで読んでくれないことが多いです。最後まで読んでもらうために必要なのは「候補者の目線に立って魅力的なメールを作成すること」です。
自社のアピールをたくさん盛り込みたい気持ちも分かりますが、そこをグッとこらえましょう。
対象の候補者に興味を持っていることがわかる文を序盤に入れ、その後に候補者が必要としている自社の情報を入れていきましょう。
文章が長すぎる、誤字脱字が多い
スカウトメールの文章が長すぎるのも返信率が下がる理由のひとつです。
長すぎてしまう原因でよくあるのは「送信している自社のアピール」です。自社については、少し調べたら分かるような部分は思い切って割愛し、候補者目線で知りたい情報に絞って載せるようにしましょう。
自社サイトへ促せるようにサイトのリンクを載せるという手段もあります。
文章の長さの目安ですが、スマートフォンで見ることを想定し一画面におさまる文章量（500文字程度）であると効果的です。文章の最後には、次のアクションを明記することを忘れずに。
また、せっかく書いた文章も誤字脱字が多いと最後まで読んでもらえません。スカウトメールの文中に矛盾や違和感があったり、明らかに手を抜いている文章、翻訳されたような言葉遣いの文章であるというのも最後まで読んでもらえないことが多いです。送信する前に一度声に出して読むのがオススメです。
文面がペルソナに合っていない
スカウトメールの文面がペルソナに合っていないというのも返信率が下がってしまいます。ペルソナに合っていない人には送信しないということなので、送信する人を絞って大丈夫かという不安もあると思います。しかし絞らないとマッチしていない候補者からの返信がきてしまったり、定型文になってしまい返信率が下がります。
候補者のペルソナとしては、例えば20代後半の男性と大きなターゲットではなく、これまでにどういった経験をしてきてどのようなことを仕事に求めていて何が知りたいと思っているのかということなど架空の人物像を作り上げていきましょう。
ペルソナ作ると載せる情報の取捨選択、文言の使い方、次のアクションの作成など明確に行えるようになります。
文面がペルソナに合ったものになると、自社が求めている人材とマッチする方からの返信率が向上します。
次のアクションのハードルが高い
スカウトメールを受信し、件名や内容で興味を持ってもらえても次の行動として。いきなり応募をすすめると返信率は下がります。最初から履歴書や職務経歴書の提出を求めることも同様です。
〇〇さんのこれまでの～という経歴を詳しく教えていただきたいのでカジュアルな面談を15分程度行いたいのでお返事お待ちしております！など次のアクションを低めに設定してあげると良いでしょう。
また、「気になる点がございましたらお気軽にお問い合わせください。詳しく聞きたいが直接行くのは難しいという方へオンラインでも対応しております」「～のご経験についてお話しながら〇〇様の今後のビジョンについてお話しませんか」などという文も効果的です。
スカウトメールが量＞質ばかりを意識している
「数打てば当たる」戦法になっていませんでしょうか？もちろん数は必要ではありますが、質もともなっていないと無駄になってしまう可能性が高いので上記のポイントを抑えつつ質も担保していきましょう。
それでは、作業スピードが遅くなってしまうと不安になる方もいるかと思います。作業スピードの目安としては1人あたり5～7分ほど時間をかける程度をオススメします。かけすぎも良くないので5～7分を目安にしていきましょう。
ペルソナを意識したり、その候補者ならではの文言を入れるとなると時間は以前に比べると少しかかりますが送信数だけではなく「返信率」も含めて効果分析してスカウトメールを送信しましょう。慣れてくると抑えるべきポイントをすぐ把握し、候補者にとっての有益な情報をピンポイントで与えることができ、そうすることで自社が求める人材とマッチしている候補者からの返信率が向上します！
上記を自社でしていくのは結果がでるまで骨が折れる仕事かと思います。
スカウト代行を少しでも検討しているなら「サクルート」が最もおすすめです。
スカウトメールの文言作成から、返信率アップに向けたABテスト、やり取りのクオリティの担保まで丸ごと全部任せることができます。
スカウトメールを自社で改善するコストを削減した分、採用担当者は面接や社内での配置をどうしていくかなどのより付加価値が高い仕事に集中することが可能。
ダイレクトリクルーティング支援(スカウト代行)に特化し、無駄なコストを削減しているので、他社よりも安価な月額3万円から利用できます。
下記のボタンをクリックして、今すぐに採用活動のスピードを加速させましょう！
スカウトメールの送信時に気を付けるべき3つのポイント
ここからは、スカウトメールの送信時に気を付けるべき3つのポイントを解説していきます。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
【ポイント①】件名に気をつける
返信率を上げるためには、まずそもそも開封してもらえるかどうかが重要ですよね。
「大量募集！ノルマなし、すぐに面接可能！」とあると、候補者に開こうと思ってもらうことは難しいでしょう。なぜなら誰にでも送っているような手抜き感があったり、ネガティブワードが入っているからです。
あなたに送っているという特別感の演出をし、まずは開封してもらえるようにしましょう。
【ポイント②】送信のタイミングに気をつける
意外と気を付けたいのはスカウトメールの送信のタイミング。
朝（8時～9時）と昼（11時～12時）の返信率が高いそうです。電車の中での確認や昼食時にメールを確認しているようですね。送信するタイミングを少し工夫するだけで送信率が上がるのは、ひと手間でできるのでぜひしてみてください。
しかし、業種や職種によっても時間は異なるため、送る時間を変え自社での効果検証をおすすめします。
【ポイント③】ターゲットを明確にする
スカウトメールを送る際に気を付けたいのは、誰にでも当てはまってしまうような定型文です。
定型文になってしまう理由は、「求める人物像が抽象的だから」です。
メール文を「あなた(候補者)」に来てほしいという想いが伝わるようなオリジナリティのある文章にするためには、ターゲットを明確にし、解像度を上げる必要があります。
そのためには、
- 誰に何をどのように伝えたいかを明確にする
- ペルソナの設定
- ペルソナに合った社内の人に見てもらう
上記3点を欠かさないようにしましょう。
誰に何をどのように伝えたいかを明確にする
漠然とこのような人に来てほしいなという想いで送信しただけではなかなか返信率は上がりづらいです。
どのような人に、何を、どのように
伝えたいかを明確にすることが重要です。
ペルソナの設定
候補者のペルソナは、例えば20代後半の男性というものだけではなく、これまでにどういった経験をしてきてどのようなことを仕事に求めていて何が知りたいと思っているのかということなど架空の人物像を作り上げていきましょう。
そうすると載せる情報の取捨選択、文言の使い方、次のアクションの作成など明確に行えるようになります。
社内のペルソナにあった人に見てもらう
ペルソナが作れたら、候補者のペルソナに近い社内の人に実際にメール文を見てもらうと効果的です。そうすると候補者の中でも、自社が必要としている人材からの返信率を高めていけます。
スカウトメール返信率を上げるまとめ
スカウトメール返信率を上げるポイントは、主に以下の5つです。
上記のポイントを意識した文章を作成するとなると、定型文のスカウトメールを作成するよりも手間がかかってしまいます。
しかし、返信率や開封率などの数値や、返信をもらった候補者はどのような人かという部分まで意識してデータを取り、PDCAを回していくとしっかり成果は出てきます。
本記事で紹介したポイントを意識して、まずはスカウトメールの返信率（返信率＝返信数÷スカウトメール送信数）の平均である10～15％を目指してみましょう！
スカウトメールを自社で作成し、送信し、分析するのはなかなか大変な企業も多いかと思います。もし、他社にスカウト代行をお願いしようと思っている企業の方へスカウト代行なら「サクルート」が最もおすすめです。
