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スカウトメールのコツを例文付き、職業別で徹底解説!開封率と返信率を上げる効果的な書き方とは?

スカウト採用において重要なのはスカウトメールの開封率や返信率、書き方です。スカウトメールを効果的に活用することで、”攻めの採用”が可能になり、”待ちの採用”だけでは出会えない理想の人材と繋がれる可能性が高まります。

しかし、「どのような文章が効果的か」「送ったが返信率・開封率が低い」と悩む企業は多いです。スカウトメールは自社への志望度が低い求職者に送るため、書き方には工夫が必要です。

そこで本記事では、スカウトメールの特徴、種類、開封率が上がる文章の書き方のコツ10選をご紹介します。

最後まで読むことで、開封率と返信率を向上させるスカウトメールの書き方が理解でき、よりクオリティの高い採用活動が可能になるでしょう。

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目次

スカウトメールとは?

スカウト

スカウトメールとは、採用媒体を通して、企業から求める人材に対して送るメールまたはメッセージです。企業からアプローチされた人材(求職者)が「貴社に興味がある」「貴社で働きたい」と意思表示することで、次のステップである面接へと進みます。

ダイレクトリクルーティングと混同されてしまうケースも多いですが、スカウトメールとダイレクトリクルーティングは全くの別物です。

スカウトメールとは、個別または複数人に配信されるメール・メッセージ自体を指します。一方で、ダイレクトリクルーティングは、企業から人材に直接アプローチする手段そのものを指しています。

スカウトメールの特徴

求人倍率が高い昨今は、従来の待ちの採用方法のみでは優秀な人材の確保が難しいのが現実です。一方で、スカウトメールを利用する攻めの採用方法を使うことで、まだ自社を知らない層へのアプローチもでき、採用の可能性が広がります。

従来の待ちの採用方法と違うのは、自社を志願していない層にアプローチが可能な点です。

また、スカウトメールは企業側から接点を作るものなので、適当なスカウトメールでは優秀な人材の心を掴むことは難しいでしょう。

スカウトメールの種類

スカウトメールの種類は、「オープンオファー」「条件一致オファー」「完全一致オファー」「1対1のオファー」の4つです。

「オープンオファー」「条件一致オファー」「完全一致オファー」は複数人がターゲットであり、「1対1のオファー」は個別のメール送信となります。

オープンオファー

オープンオファーは、ターゲットの条件を一切絞らず、不特定多数の求職者にまとめてアプローチをかける方法です。

送る相手によって文章を変更する手間はありませんが、数を打たなければ求職者からのアクションが望めません。メールの配信数を多くしたり、配信時間を変更したりなど工夫が必要です。

また配信条件を設定していないので、自社の求める人材がくる可能性は低いと言えるでしょう。高い能力を必要としないケースなどで利用します。

条件一致オファー

条件一致オファーは、自社が求める人材の条件と一致する項目がある候補者にスカウトメールを送る方法で、求人媒体やメールマガジンを利用する方法があります。

全ての条件が一致した候補者を見つけることが難しいと判断した場合に、条件を緩和して幅を広げ候補者を増やします。オープンオファーよりも求職者からのアクションがくる可能性が高いことが利点です。

完全一致オファー

完全一致オファーは、自社が求める人材の条件と完全一致する候補者にスカウトメールを送る方法です。書類選考を省略するなど条件付きにするケースも多いため候補者からの応募に繋がりやすく、採用成功にも繋がりやすい方法といえます。

しかし全ての条件が一致するケースは希で、スカウトメールの数は少なくなるでしょう。また完全一致の休職者は数が少ないため、自社としても手に入れたい気持ちが強いはずです。文面をより工夫する必要があります。

1対1のオファー

1対1のオファーは、どうしても自社に欲しいと思える人材に向けて個別にスカウトのアプローチを送ります。ダイレクトリクルーティング支援のサービスを利用したり、自社から直接人材へとアプローチしたりする方法です。

非公開求人であるケースがほとんどなので特別感を演出でき、人材からの応募に繋がりやすく、採用成功にも繋がりやすいと言えます。サービスを利用する場合は、データベースにある求職者の詳細な資料を見れます。

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スカウトメールで成功する10個のポイント

スカウトメール

スカウトメールで成功するポイントを、スカウトメール作成前、作成時、作成後の3つのフェーズに分けて10個紹介します。

これらを参考にすることで、スカウトメールの成功率を上げられるでしょう。

【作成前】スカウトメールを成功させるポイント3つ

スカウトメール

スカウトメールを成功させるためには、きちんと検討・理解しなければいけないポイントがあります。このポイントを知っておくだけで、スカウトメールのクオリティを上げられるでしょう。

自社が求める人材を明確化する

自社が求める人物像を明確化し、各条件に優先順位を付けておきます

  • 人柄
  • 職務経歴
  • 資格 など

条件ごとに優先順位を付けておくことで、完全一致オファーで見つけられない場合でも、すぐに条件一致オファーに切り替えられます。また、自社が求める人材からほど遠い求職者からの応募を防ぐこともできます。

スカウトを受ける側は志望度が低いと理解しておく

スカウトを受ける側は転職潜在層が多いことを理解する必要があります。企業をそもそも知らないケースも多々あり、企業理解度は低く、企業研究・業界研究もあまり進んでいません。

つまり、企業側・志願者側ともに、ミスマッチの不安が高まっている状態です。自社の紹介を入れる際には、求職者の志望度が低いことを前提として作成しましょう。

ターゲットとするペルソナを明確化し検索軸を決める

ターゲットとするペルソナと検索軸をより明確化していきます。ペルソナとは、ターゲットとなる人物像を詳細に決めることです。性別、年齢、居住地、性格、志向性、趣味、ライフスタイルなどを詳細に落とし込みます。

ペルソナと検索軸を決めることで、より自社にマッチした人材にアプローチが可能になるでしょう。しかし、ペルソナと絞りすぎると、そもそもの母集団の規模が小さくなってしまうため、しっかりと優先順位を決めておきましょう。

【例:ペルソナ→30代男性/既婚/営業職/年収400万円以下】

もともと人と接するのが好きで、不動産関係の営業職に就き、役職も得たが、持ち帰り残業やノルマが厳しくて転職を考えている。しかし、妻子が居るため、思い切った転職はできない。好条件の転職があればしたいと思っていて、次に就職するところはノルマがなく、ガツガツしすぎていないところが良いと感じている。

検索軸:求職者が求める職業、求めるライフワークバランス、求める年収などを細かく想定して検索軸を決めていきます。自社にとって優先順位が高い項目は優先しつつ、徐々に条件を緩和していくのがおすすめです。

【作成時】スカウトメールを成功させるポイント4つ

スカウトメール

ターゲットの転職欲を刺激する文面を作成する

ターゲットの転職意欲を刺激するポイントを意識し、文面を作成していきます。ターゲットに刺さる訴求ポイントは何なのかを、先ほど作成したペルソナを踏まえて考えてください。

洗い出した訴求ポイントをメールの文面に組み込むことで、よりターゲットの転職意欲を刺激できます。

【例文】

○○様のご経験を拝見しました。×年間、不動産に関する幅広い営業業務に携わっていた経験に興味を感じ、メールをお送りいたしました。

※本当に欲しい人材であれば、「現在の年収よりも高い金額を提示することも考えている」など好条件であることも織り込みます。

特別感を演出する

特別感を演出し開封率を上げる必要があります。求人媒体などのメディアに登録している求職者はあらゆる企業からスカウトを受けているため、件名や冒頭の内容が普遍的であればすぐにメールを閉じる可能性が高くなります。

件名と冒頭の文章を意識することで、開封率・読了率が上がり、面接までたどり着く可能性が高くなるでしょう。

スカウトメールで特別感を出す方法
  • 候補者の資料を読み詳細まで理解する
  • 件名や本文に候補者の名前を入れる
  • 件名や本文に候補者の経験・経歴などを入れる

会社紹介の部分は分かりやすく端的に行う

候補者は全く企業のことを知らない可能性があるので、会社をアピールする際には分かりやすく端的に行う必要があります。

インターネットで調べ簡単に出てくる情報のみの記載だと候補者の気を引くのは難しい

会社の現状、課題、将来の展望など、現状と未来を交えて紹介

スカウトメールを送付する時点での会社紹介が長すぎると、逆に興味を持たれなくなってしまうこともあります。

スカウトメールでは適度に会社説明しておき、詳細は面談で話すようにするのが良いでしょう。

ポジティブキーワードを意識して入れる

スカウトメールを送る際は、ポジティブキーワードを多く入れるようにしましょう。

以下に、ポジティブキーワードとネガティブキーワードをまとめました。

職種ごとにポジティブキーワード・ネガティブキーワードが入れ替わる可能性があるので、言葉選びは慎重にしましょう。

ポジティブキーワードの例は?
  • 土日祝休み、有給消化率が高い
  • 前職の給与保証
  • フレックス勤務
ネガティブキーワードの例は?
  • 急募、大量採用
  • 早期キャリアアップ(ITやクリエイティブ系の場合)
  • 歩合制(販売・サービスの場合)

どのような人物が業界に多いのかをよく考え、ポジティブキーワードを多く入れるのがおすすめです。

このように、なかなかスカウトメールを自社で作成・改善させていくには時間がかかりますよね。

スカウト代行を少しでも検討しているなら「サクルート」が最もおすすめです。スカウトメールの文言作成から、返信率アップに向けたABテスト、やり取りのクオリティの担保まで丸ごと全部任せることができます。採用担当者は面接や社内での配置をどうしていくかなどのより付加価値が高い仕事に集中することが可能。今すぐに採用活動のスピードを加速させましょう!

【作成後】スカウトメールを成功させるポイント3つ

良いスカウトメールを作成したとしても、開封率が低い時間帯に配信すると効果が薄くなります。

スカウトメールを送付する時間帯に気をつけたり、時間帯を変えて再配信したりなど、細かい部分にまで気を配りましょう。

開封率が高くなるよう件名と導入文章に力を入れる

開封率が高くなるよう、件名と冒頭の内容に力を入れるのがおすすめです。良いスカウトメールの文章を作成しても、開封されなければ効果はありません。

候補者が1番最初に目にする件名はもちろん、メールの冒頭も数行表示されます。候補者にとって魅力的な条件があるなら、冒頭に書いておくことがおすすめです。

【例文】

件名:〇〇様の××でのご経歴に興味をもちました。ぜひお会いしたいと思っております。

冒頭:〇〇様の××業界でのご経歴に興味を持ち、ぜひお会いしたいと思いご連絡いたしました。〇×社での××に関するご経験が、弊社の△△のスタッフとして活躍できる人材出ると高く評価しております。

※候補者に対して良い条件を提示できる可能性があるなら、その旨を冒頭で説明するのがおすすめです。

スカウトメールを配信する時間帯を調整する

スカウトメールを配信する時間、曜日を調整します。

週の真ん中である火~木曜日の通勤・退勤時間、お昼休憩の時間対にメールを配信すると開封率や閲覧数が上がりやすいでしょう。

土日祝日の開封率については、ターゲットや利用スカウト媒体により傾向が異なるので検証しましょう。

スカウトメールを再配信する

「本当にあなたを求めている」ということを強くアピールするために、スカウトメールを再配信することも有効です。同じ文面ではなく、再配信用の文面にするとより高い効果が期待できます。

何度もしつこく再配信をすると悪い印象になることもあるため、再配信は多くても2~3回程度にしましょう。

また、人は”期間限定”に弱いため、「これが最後のスカウトメールであること」を明記することがおすすめです。

【職業別】スカウトメールの例文3つ

スカウトメール

最後は職業別にスカウトメールの例文を3つ紹介します。

ポイントも踏まえて紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。

営業職

【営業職の例文】

件名:〇〇様の素晴らしい営業のご経歴を拝見し興味を持ち、是非一度お会いしたいと考えております。【株式会社××採用担当】

本文:初めまして、××社採用担当の△△と申します。

このたびは〇〇様の営業のご経歴を拝見し、ぜひその力を我が社の××に活かしてくれないかと思いご連絡いたしました。〇〇様の〇×社での経験は大変素晴らしく、高く評価しております。

弊社は、所有している分譲マンションや住宅を個人のお客様に販売する不動産販売を中心に、不動産仲介、売買仲介など幅広い業務を行っております。

以前は直接ご来店いただくお客様が多かったですが、ここ数年は感染症の影響で数が少なくなっていることが課題です。そのため今後は、オンラインでご活躍いただける人材をさらに増やす取り組みをしております。

在宅での勤務の体制も現在整えている最中であり、ライフワークバランスの改善も見込んでおります。

また、弊社は以下の3つの事柄をお約束いたします。

①〇時退社

※会社が行っている取り組みの中で、ターゲットの転職意欲を刺激するような制度があれば、長くならないよう3つほど紹介してください。ここで他社との差別化を図ります。以下、例を紹介します。

  • トップセーラーのノウハウを詰め込んだ研修
  • 入社3ヶ月目と半年で昇給のチャンスあり
  • 在宅勤務あり
  • 明確な評価体制(給与面の言及)
  • 資格取得の支援
  • キャリア・スキルアップ

弊社ではその他福利厚生にも力を入れております。詳細は是非お会いしてからお話ししたいと考えておりますので、もし面談が可能な日程があればご提示くださいますようお願い致します。

〇〇様からのお返事を、心よりお待ちしております。

営業職のスカウトメールの例文のポイント

  • 他社との差別化を図れる制度などを入れる
  • ペルソナの転職意欲を刺激する文言(定時退社、フレックス制など)を入れる
  • 名前や経歴を入れることで特別感を演出

エンジニア職

【エンジニア職の例文】

件名:〇〇様の××のご経験を拝見し、興味を持ちました。是非一度お会いしたいと考えております。

本文:初めまして、××社採用担当の△△と申します。

このたびは〇〇様のご経歴を拝見し、我が社の〇×部にて即戦力として働いていただきたいと考えご連絡いたしました。〇〇様の能力は高く評価されており、より好条件での採用も検討しております。

弊社は主にJavaを用いて、××業界向けの〇〇システムを開発する業務をメインに幅広い業務を行っております。現在あらたに××業界向けの△△システム開発を行いたく、Javaの設計開発、Linux経験のある方を募集しております。

Javaを利用したシステム開発の経験があり、△△システム開発の経験もある〇〇様にお力をお借りしたいと思っております。

また、弊社は以下の3つの事柄をお約束いたします。

①〇時退社
※会社が行っている取り組みの中で、ターゲットの転職意欲を刺激するような制度があれば、長くならないよう3つほど紹介してください。ここで他社との差別化を図ります。以下、例を紹介します。

  • 入社3ヶ月目と半年で昇給のチャンスあり
  • 在宅勤務あり
  • 明確な評価体制(給与面の言及)
  • 資格取得の支援
  • スキルアップ

また、〇〇様は高い能力をお持ちのため、先ほど紹介した新卒・中途採用の初任給よりも高い給与も検討しております。

詳細は直接お会いしてからお話ししたいと考えております。〇〇様からのお返事を、心からお待ちしております。

エンジニア職の例文のポイント

  • 良い条件がある場合は文章の冒頭におき、最後まで読んでもらえる構成にする
  • 特別な好条件を提示することであなただからこそ欲しいといった特別感を強く出す
  • ペルソナに刺さる文言を入れる

その他接客業等

【その他接客業等の例文】

件名:〇〇様の××のご経験を拝見し興味を持ちました。是非一度お会いしたいと考えております。

本文:初めまして、××社採用担当の△△と申します。

このたびは〇〇様のご経歴を拝見し、我が社が現在募集している〇×で活躍していただきたいと考えご連絡いたしました。〇〇様は長年接客業に携わっており、〇△社ではリーダーとしてチームをまとめるなど多岐にわたる経験をお持ちであると推測しております。

ぜひ我が社に、〇〇様のお力を貸して頂きたい所存です。

弊社はジュエリー販売をメインにアパレル販売に力を入れております。現在東京都内を中心に3箇所に支店を構えており、来年〇月を目処に愛知県名古屋市に店舗の設置を考えております。

ぜひ名古屋店のオープニングスタッフとして働いていただけないでしょうか。

新卒の場合は〇円から、中途採用の場合は〇円からとなっており、1年に〇回ほど昇給の機会を設けております。

また、弊社は以下の3つの事柄をお約束いたします。

①〇時退社
※会社が行っている取り組みの中で、ターゲットの転職意欲を刺激するような制度があれば、長くならないよう3つほど紹介してください。ここで他社との差別化を図ります。以下、例を紹介します。

  • 入社3ヶ月目と半年で昇給のチャンスあり
  • 在宅勤務あり
  • 明確な評価体制(給与面の言及)
  • 資格取得の支援
  • スキルアップ

我が社の社風は、××です。〇〇様のご希望にも合っていることかと思います。

具体的な業務内容、会社の詳細について知りたいと思っていただけた場合は、ご連絡くださいますようお願いいたします。

〇〇様からのお返事を、心からお待ちしております。

その他接客業等のスカウトメールのポイント

  • 企業と求職者がマッチするポイントをアピールする
  • 力を貸して欲しいと強調することで特別感が強くなる
  • 経験についてより深く触れることで特別感が高まる

スカウト採用に使える!おすすめダイレクトリクルーティングサービス3選

スカウトメール

スカウトメールを送るにしても、人材データベースがなければスカウトメールを送る母集団を形成することは難しいです。

そこでおすすめなのが、ダイレクトリクルーティング支援を行っているサービスを利用することです。

費用はかかりますが、よりクオリティの高い採用が期待できます。おすすめできるダイレクトリクルーティングサービスは、以下の3つです。

サービス名ビズリーチGreenエン転職ダイレクト
運営会社株式会社ビズリーチ株式会社アトラエエン・ジャパン株式会社
ターゲット顕在層メイン顕在層メイン顕在層メイン
登録数(求職者)159万人以上100万人以上413万人以上
ユーザー属性全方位型
※全般
エンジニア特化型
※20~30代特化
全方位型
利用料金基本利用料+成果報酬初期費用+成果報酬初期費用

登録者数が少なければ条件に合う人材も見つかりにくいですが、ユーザー属性が求める人材と全く違ってもなかなか候補者が見つかりません。

資料や公式HPをよく確認した上で、利用するサービスをピックアップし、比較検討しましょう。

ビズリーチ

ビズリーチ
運営会社株式会社ビズリーチ
ターゲット層顕在層メイン
登録数(求職者)159万人以上
ユーザー属性全方位型
※全般
利用料金初期費用+成果報酬

あらゆる人材が159万人以上登録している、スカウト支援で有名なビズリーチ。

職務経歴書を入力している人材データベースから自ら気になる人材にアピールできるため、書類選考や面談におけるミスマッチを最小限に抑えられます。

転職顕在層がメインといわれているため、面談承諾の返信がもらえる確率も高いといえるでしょう。まずは一度、ビズリーチの資料を確認してみることがおすすめです。

Green

Green
運営会社株式会社アトラエ
ターゲット層顕在層メイン
登録数(求職者)120万人以上
ユーザー属性IT/Web業界、エンジニア特化型
※20~30代特化
利用料金初期費用+成果報酬

IT・Web業界、エンジニアを探しているなら、株式会社アトラエが提供する、登録数120万人以上の「Green」をチェックしてみましょう。

IT・web系人材が全体の約50%ほどで、採用実績の約70%が25歳〜39歳です。基本料金の中で、月1000件まで無料でスカウト送付が可能となっています。採用コストの大幅な削減も期待できるでしょう。

料金やサービス内容の詳細は公式HPもしくは資料をご覧ください。

採用広報もプロが徹底的にサポートしてくれるため、スカウトメールが初めての企業にもおすすめです。

エン転職ダイレクト

運営会社エン・ジャパン株式会社
ターゲット層顕在層メイン
登録数(求職者)413万人以上
ユーザー属性全方位型
利用料金初期費用

エン転職ダイレクトの最大の特徴は、スカウトのデータベースが約413万人と日本最大級であることです。スカウト可能人数が多いことはその分豊富な人材の中から自社にマッチする人材を見つけることができるでしょう。

また、経験豊富な人材が多数登録しております。ユーザーの46%は「同職種の経験が5年以上」と、経験豊富な人材が多数登録しているのがデータからも分かるでしょう。

ノウハウ豊富な専属カスタマーサクセスからサポートを受けられるので初めてダイレクトリクルーティングサービスを導入しようとしている企業も安心ですね。

スカウトメールを上手く活用して自社にマッチする人材を確保しよう

攻めの採用であるスカウトメールは自社の力だけではたどり着けない理想の人材の確保も可能となりますが、スカウトメールの文章作成や配信時間などにこだわる必要があります。

メール作成代行もしてくれるスカウト代行サービスの利用も視野に入れて、よりクオリティの高い採用を目指していきましょう。

本記事を参考に、より質の高い採用と優秀な人材の確保をしていきましょう。ただ、なかなかどのサービスを選んでいいのかといった不安やちゃんとコストに見合ったパフォーマンスがあるのかといった不安がありますよね。

スカウト代行サービスは「サクルート」が最もおすすめです。「サクルート」では、効果的なスカウトメールの文言作成から返信率アップ対策まで、【丸ごと月額3万円から】任せることができます。スカウト業務を外注することで、コア業務に集中ができ、生産性の向上も間違いなし!今すぐに採用活動のスピードを加速させましょう!

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