2022.07.03
【2023年最新版】電子契約ツールおすすめ7選｜失敗しない選び方も解説！
「電子契約ツールを利用しようと思うがどれを選んでいいかわからない」
「そもそも電子契約のメリットがわからない」
そんな悩みを抱えている企業や、自社の作業効率を促進させたい経営者の方に向けて、今回はおすすめ電子契約ツールを紹介します。また、電子契約ツールを選ぶ際のポイント、導入のメリットデメリットもあわせて解説していきます。
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おすすめ電子契約ツール7選
以下ではおすすめな電子契約ツールを７つ紹介します。
- GMOサイン
- クラウドサイン
- freeeサイン
- FASTSIGN
- CMサイン
- みんなの電子署名
- クラウドコントラクト
電子印鑑GMOサイン
引用元：電子印鑑GMOサイン公式HP
| 料金 |
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| 主な機能 |
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| 特徴 |
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電子印鑑GMOサインは、60万社以上の事業者に導入されている電子契約ツールです。他社のサービスと比べ、コスパが良く高機能である点が評価されています。
まずはお試しフリープランを導入してから、有料版での本格導入を検討しましょう。有料の契約印＆実印プランは、追加費用なしで充実した機能が利用できます。
契約印タイプ（立会人型）とは、主に契約サービスの登録やメールアドレスのみで利用できる署名タイプのことで、実印タイプ（当事者型）とは、第三者機関である電子認証局の審査を行った上で、電子証明書を発行する法的証拠力の高い署名タイプです。一方で、認証局からの電話確認や認証費用が別途発生するため、時間や費用がかかります。
クラウドサイン
引用元：クラウドサイン公式HP
| 料金 |
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| 主な機能 |
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| 特徴 |
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クラウドサインは、弁護士ドットコム株式会社のトップシェアを誇る電子契約サービスです。契約書のテンプレートがあらかじめ内蔵されており、短時間で契約書を作成できます。締結から保管までを一元化できるため、業務の透明性が向上し、抜け・漏れを防止します。また、100以上のサービスと連携が可能で、導入しているサービスと組み合わせて利用することで社内への浸透がスムーズになります。
日本語はもちろん英語・中国語での契約締結も可能なことが特徴で、海外に関連会社や子会社を持つ大企業を中心に導入されているサービスです。
freeeサイン
引用元：freeeサイン公式HP
| 料金 |
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| 主な機能 |
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| 特徴 |
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freeeサインは、freee会計と連携可能な、弁護士監修の電子契約サービスです。契約書作成から締結まで、契約に関する業務をPC・スマホのみで完結できます。
また、電子契約サービスは、文書1通送信する度に100〜200円程度の課金が発生する場合が多いですが、freeeサインは、制限された通数までは無料で使えるため無駄な経費を削減できます。
freeeサインでは、過去の契約書もPDF化し、タイムスタンプ付きで保存ができるため、書面で保存していた契約書もクラウド上で管理できます。そのため、紛失や破損もほとんどなくなり、社内間の共有も容易です。
FAST SIGN
引用元：FAST SIGN公式HP
| 料金 |
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| 主な機能 |
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| 特徴 |
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FAST SIGNは、Web面接ツールSOKUMENと連携できるため、採用活動から雇用契約までを一貫して対応できる電子契約ツールです。固定料金で利用可能なため、利用範囲内であれば月額料金に費用が上乗せされず、人材派遣やアルバイト・パートの雇用契約などが多い企業でも安心して利用できます。また、複数枚の契約書はまとめて1通でカウントされるため、1回の契約に対して契約書通数がかさむことはありません。
SMSで契約書を送付でき、スマホでも契約を結べるため、個人との契約を素早く済ませたい場合におすすめです。無料プランもあるので気軽にお試しができます。
CMサイン
引用元：CMサイン公式HP
| 料金 |
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| 主な機能 |
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| 特徴 |
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CMサインは、GMOグローバルサインの電子署名を使用した、立会人型の電子契約ツールです。運営会社の「CM.com」は導入企業世界で30,000社、日本で500社のメッセージ配信や電子署名サービスなど、各企業が保有する顧客の携帯電話番号を活用したソリューションを提供する企業です。
テンプレートやかんたん契約書作成などの業務効率化に特化した機能が充実し、SMSによる本人認証でセキュリティ面も充実しています。
他社と異なり基本は無料で契約を締結し、利用分のみの請求となります。請求額については企業に問い合わせる必要があります。
みんなの電子署名
引用元：みんなの電子署名公式HP
| 料金 |
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| 主な機能 |
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| 特徴 |
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みんなの電子署名は、基本は完全無料で利用できる電子契約ツールです。他社では有料となる機能も、無料で利用でき、毎月の契約数が少ない中小企業や個人の方におすすめです。
1年以上保管期間が経過した文書は、保管料金が発生します。しかし、文書の保管期間、保管量に応じた金額、費用がかかる仕組みであるため、そこまで膨大な量のデータでなければ長期間継続して利用する場合にも他社より安く利用できます。
※1枚50文書の保管が可能なチケット10枚単位5,500円（税込）を購入する必要があります。
クラウドコントラクト
引用元:クラウドコントラクト公式HP
| 料金 |
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| 主な機能 |
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| 特徴 |
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クラウドコントラクトは、中小企業・個人事業主に特化した電子契約ツールで、最大の魅力は、シンプルで使いやすいデザインとお得な料金プランです。
大企業は対象外としているため、月に数百件の契約締結をする機能やアカウント作成数、一括送信可能数、ストレージを削減することで、低価格を実現しています。
中小企業や個人事業主の方は2週間の無料トライアルが簡単登録で開始できます。
電子契約ツールとは
電子契約とは、従来の書面ではなく、電子データに電子署名とタイムスタンプを付与した契約のことです。電子契約ツールを導入することで、電子契約までの流れをWeb上で完結できます。
電子契約とはいえ、書面契約との法的証拠力に差はありません。
書面とは異なり、紛失をするリスクが低く、安全に契約書を管理できますが、サイバー攻撃による情報の改ざんや盗難の被害を受けるリスクには注意が必要です。
そのため、導入するツールに対してはセキュリティ対策は万全にしなければなりません。
電子契約ツールの選び方
以下では電子契約ツールの選び方を５つ解説します。
- 業種・課題に合っているか
- 料金が自社に適しているか
- セキュリティが整っているか
- 外部のシステムと連携できるかどうか
- 運営会社が信頼できるかどうか
業種・課題に合っているか
電子契約ツール選びには、自社の業種や課題に対応しているかを確認しなければなりません。各業種によって、異なった法律での契約書保管期限が定められています。
- IT業:契約書の他に仕様書も添付
- 建設:許可証とセットで管理
ほんの一例ですが、ツールが自社の業務にあった使い方ができるのかを確認しましょう。
電子契約ツールは、契約書に加え納品書や請求書などを作成できます。自社で作成を要する電子文書を事前に決め、必要に応じた利用に適したツール選びを行いましょう。
予算に合っているか
自社の規模や取り扱う契約書の数に見合った電子契約ツールを選びましょう。
電子契約ツールの導入により、業務効率化に加え人件費の削減にも繋がりますが、高額なツールを導入してしまうと、当然ながら会社の負担が大きくなってしまいます。
そこで契約件数が多いのであれば、1件あたりの契約書送信料金が安いツールを導入したり、逆に少なければ最低限の機能が入っているツールを活用するなど、料金と機能のバランスには臨機応変な選択が必要です。
また、過去に書面で契約書の取引を行っていた場合、書面の契約書を電子化する際にかかるコストについても確認しておくとトラブルを未然に防げます。
十分なセキュリティ対策が備わっているか
電子契約ツールを導入する時はまず、十分なセキュリティ対策機能が備わっているかを確認しましょう。
電子契約はインターネット上で個人情報や機密情報などの重要書類を扱います。サイバー攻撃による紛失・盗難や、人的ミスによる情報漏洩などのセキュリティ対策は最も重要です。
下記のセキュリティが主な選定基準となります。
- ログイン時の多要素認証でなりすまし防止
- アクセス制限で使用する社員を限定する
- タイムスタンプ機能による情報改ざん防止
また、ツールによって様々なセキュリティ対策があるため、導入前に必ず確認しましょう。
外部システムと連携できるか
電子契約ツールには、契約に必要な機能と連携（API連携）できるものがあります。APIとはソフトウェアやプログラム、Webサービスの間をつなぐインターフェースを指します。
契約書テンプレートを利用できたり、AI契約書レビューサービスと連携できるツールなら、作業効率アップが期待できます。外部のシステムとの連携ができるかどうかは、長期的にツールを利用することを考えると重要なポイントです。AI契約書レビューサービスとは契約書をアップロードするだけでAIが自動で契約書のリーガルチェックを行うシステムです。
電子契約の機能単体だけでなく、経費精算システムやチャットシステムなどとどうつなげていくかによって、利便性が変わります。
電子契約ツールを導入する際は、APIで幅広く外部連携できるかを確認しましょう。
信頼できる運営会社か
電子契約ツールを運営している会社が信頼できるかは重要です。大手会社が運営し、利用ユーザーも多いのであれば、電子契約ツールはセキュリティ面や機能面で安心できます。決め手に困った場合は運営会社の信頼度で決めることも考えましょう。
電子契約ツールのメリットは
電子契約ツール導入には以下のようなメリットがあります。
- 契約までの工数削減
- 保管場所を必要としない
- 必要となったときにすぐに用意できる
契約までの工数削減
書面で契約を締結する場合、以下の事務作業が必要です。
- 契約内容の合意
- 印刷
- 製本
- 郵送
- 保管
電子契約ツールを導入すると、上記のような作業をオンライン上で完結できます。そのため、契約締結までにかかる工数が減り、作業の効率化が図れます。
現状、契約書の受取側がツールを使っていなくても締結できるものが増えているため、導入しやすい点もおすすめです。
保管場所が不要
書面の場合、膨大な数の契約書をオフィスやロッカー、もしくは倉庫を借りて保管することになります。そのため、契約書を保管するだけでもコストがかかります。
しかし、電子契約ツールを導入すると、契約書をインターネット上にデータとして保存できるため、保管に関する大幅なコストカットはもちろん、書類の整理などの人件費も削減できます。
必要に応じてすぐに書類が用意できる
電子契約ツールを導入し、契約書を電子データ化することで、必要に応じてすぐ書類を用意することができます。
膨大な書面の契約書の中から、必要なものを探すのは労力が必要ですが、電子データなら簡単に契約書の検索・閲覧ができます。
労力がかかる作業を減らしてくれる点も電子契約ツールのメリットです。
電子契約ツールのデメリットは
電子契約ツールのデメリットは以下の通りです。
- 電子契約を扱ったことがない取引先には説明が必要
- 契約内容によって契約が必須の場合がある
- サイバー攻撃の被害にあう可能性がある
電子契約を扱ったことがない取引先には説明が必要
普及率は上がっていますが、未だ導入しておらず初めて電子契約を利用する取引先である場合もあります。
電子契約を導入していない取引先には、電子契約導入のメリットや操作方法などを説明した上で取引をするなどの対応が必要なため注意が必要です。
しかし、電子契約ツールは、取引先がメールの送受信を行うだけで契約締結できるものも多いです。次回以降の契約が簡単になることのメリットを伝えましょう。
契約内容によっては電子契約ができない
契約内容によっては、法律により契約書の電子化が認められておらず、書面での契約となる場合があります。
以下のような契約は電子化が認められていません。
- 定期借地契約
- 定期建物賃貸借契約に関する契約書
- 訪問販売等特定商取引における交付書面
- 電話勧誘販売
- 連鎖販売取引における書面
契約内容が長期で、高額になりやすい不動産関連などは電子契約が認められません。電子契約ツールを導入する際は、一度認められない契約が自社にないか、弁護士に確認しておくとよいでしょう。
サイバー攻撃のリスクがある
電子契約は、主に自社サーバーやインターネット上に保管されます。そのため、セキュリティ対策が不十分な場合、サイバー攻撃の被害にあう可能性があります。
電子データを保管しているサーバーがサイバー攻撃に遭うと、データが盗まれてしまったり、サイト機能停止などの様々な問題が引き起こされます。
電子契約のセキュリティ面は向上しつつありますが、万が一のリスクに備えるためにデータの保管等のセキュリティ対策が施され、信頼できるツールを選びましょう。
まとめ
電子契約ツール導入により、契約までの工数が削減され、作業効率が上がります。
本記事で紹介したツールの選び方、メリットやデメリットを参考にして頂き、自社にあったサービスを選びましょう。
また、業務効率化を進めたいが人手不足で悩んでいる方には営業代行サービスの利用を推奨しています。
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