近年、採用において求めている人材を的確に見極める手段の一つとして、カジュアル面接を採用する企業が増えてきています。
カジュアル面談は効果的な採用手法ではありますが、高い成果を出すためには流れや準備、ポイントなどを理解しておく必要があります。そこで、本記事ではカジュアル面接のメリット・デメリットおよび、具体的な流れまで詳しく紹介していきます。
カジュアル面談を実施しているものの思うように成果が出ない企業や、これから新たにカジュアル面談を行いたい企業は、ぜひ参考にしてください。
スカウトに有効なカジュアル面談とは？
カジュアル面談とは選考開始前に企業と候補者がリラックスした環境でお互いについて知るために実施される面談です。企業によっては、選考フローの中で実施されるケースもあります。
一般的な面接とは異なり、履歴書の提出や服装指定はなく、なるべく緊張感やプレッシャーを排除した環境で企業と候補者が会話するため、お互いの本音を知ることができる貴重な機会です。
企業は候補者の本音を聞いて、自社の魅力や事業を直接伝えることで、候補者の関心を高めることができ、候補者側は選考前に自分が本当に働きたい会社かどうか吟味することができます。
カジュアル面談を設定すれば、選考開始前の段階でミスマッチの可能性を抑えやすくなるため、スカウトによって採用したい企業にもおすすめです。通常の面接よりもハードルが低いため、潜在的な転職希望者も気軽に参加しやすいでしょう。
なお、カジュアル面談については以下の記事でも詳しく解説しているので、ぜひチェックしてみてください。
カジュアル面談の目的
カジュアル面談の目的は、従来の正式な面接とは異なり、リラックスした雰囲気で双方が自然な形で交流し、相互理解を深めることです。具体的な目的は以下の一覧の通りです。
候補者との関係構築
フォーマルな面接のプレッシャーを減らし、リラックスした環境で候補者との信頼関係を築くことができます。 候補者が本音で話しやすくなり、より率直な意見交換が可能です。
企業文化の紹介
会社のミッション、ビジョン、価値観、志向、働く環境などを非公式な形で紹介できます。これにより、候補者が企業文化にフィットするかどうかを判断しやすくなります。また、会社の雰囲気やチームのダイナミクスを感じてもらうことで、候補者が働くイメージを具体的に持つことが期待できます。
ミスマッチの防止
カジュアル面談を通じて、候補者の適性や興味を早期に見極めることができます。これにより、後の選考プロセスでのミスマッチを防ぎます。候補者がどのようなキャリアパス・ポジションを望んでいるのか、働き方や職場に対する希望を確認できます。
候補者の興味喚起
候補者に対して会社の魅力を伝え、興味を喚起する機会として利用できます。特にパッシブな候補者に対して効果的です。候補者にポジティブな印象を与え、会社に対する興味を高くすることが可能となるでしょう。
双方向の評価
カジュアルな対話を通じて、候補者のコミュニケーションスキルや人柄、文化的な適合性を評価できます。 候補者が企業を評価する機会でもあり、企業の魅力や働く環境について候補者が感じたことをフィードバックとして受けることができます。
ネットワーキングの拡大
現時点では採用に至らない場合でも、将来の採用の活動に向けて候補者とのネットワークを構築しておくことができます。業界内でのプレゼンスを高め、優秀な人材との接点を増やすことができます。
柔軟な対応
正式な面接よりも柔軟なスケジュールで設定できるため、候補者が参加しやすいです。オフィス外での面談も可能で、カフェやランチミーティングなど、よりリラックスした環境で行うことができます。
カジュアル面談は、企業と候補者の双方にとってメリットが多く存在する採用手法です。リラックスした環境での交流を通じて、より深い理解を得ることができ、採用のミスマッチを減らし、長期的に成功する雇用関係を築くための有効な方法です。
カジュアル面談と面接の違い
カジュアル面談と面接は以下の4つの点において大きな違いがあります。
履歴書等が必要ない
一般的にカジュアル面談では候補者に対して履歴書の提出を求めません。
これは、候補者の過去の経歴や志望動機ではなく、現在の就職活動の状況や希望を引き出すことが目的であるためです。
合格・不合格は特にない
採用面接ではなく、あくまでお互いの現状を事前に確認するための情報交換に焦点を当てた場であるため、面談後に候補者へ合否を通知することはありません。
このことを事前に候補者に通知しておくことで、よりリラックスした雰囲気で当日面談を進めることができます。
服装に指定がない
カジュアル面談では服装も指定がないのも、通常の面接と異なる点のひとつです。
しかし、面談者の服装がカジュアルすぎる場合、候補者にマイナスな印象を与えてしまう可能があるため、オフィスカジュアル程度の服装が推奨されているようです。
人事担当以外の方も面談の担当になる
合否を決めるのではなく、自社について候補者に知ってもらうことが目的であるため、現場や会社自体の雰囲気を伝えられる人事以外の職員が面談を行っていくこともあります。
カジュアル面談を行うメリット
それでは早速、カジュアル面談の3つのメリットを案内します。
優秀な人材に直接アプローチができる
採用面接前の面談とはいえ、通常の採用セミナーとは異なり、企業と候補者が1対1で会話ができる貴重な機会です。
候補者と企業側がお互いの思っていることや気持ちを直接伝え合っていくことで、優秀だと感じた求職者にその場でアプローチすることができます。
自社に興味を持ってもらえる
カジュアルな雰囲気で面談をすることで、候補者側にリラックスして企業側の話を聞く余裕が生まれ、採用面接時よりも企業側のアプローチに集中して耳を傾けてもらうことができます。
そのため、企業の魅力が伝わりやすく、自社に興味をもってもらいやすい機会といえます。しかし、あくまで「カジュアル面談」であるので自社のことを話しすぎることには注意が必要です。ある程度のアピールに留めましょう。
会社と応募者のミスマッチを防ぐことが可能
本格的な選考が進む前にリラックスした環境下で会話をすることにより、従来の採用面接よりも企業側、候補者側ともに本音を聞くことができます。
そのため、採用後のミスマッチを防ぐことができます。
カジュアル面談のデメリット
前章でカジュアル面談のメリットを確認しましたが、この採用戦略には以下のようなデメリットも考えられます。
ミスマッチがあった場合、時間を無駄にしてしまう
カジュアル面談は企業と候補者が1対1で会話する貴重な機会ですが、企業側は多数の候補者一人ひとりと面談する必要があるため、非常に工数のかかる方法です。
そのため、面談を調整したにもかかわらず、自社の求めている人材像と一致しなかった場合、時間を無駄にしてしまうことになります。
面談者の情報を集める等、担当の工数が増える
カジュアルな面談とはいえ、注目している人材に自社の魅力を伝えるには、事前に面談者の情報を収集し、一人一人のバックグラウンドや企業側に何を求めているのかを確認しておく必要があります。
したがって、面談担当者の工数が増えてしまう点もデメリットと言えるでしょう。
カジュアル面談を行うまでの流れ
本章では、実際に面談を実施する際の流れを確認していきます。
カジュアル面談の対応者を決める
前述の通り、カジュアル面談では会社の雰囲気を候補者に伝えるため、事担当者以外の他の社員も面談担当者として選ばれることがあります。
候補者に関する事前情報や、自社がアピールしたい内容をもとに、適切な部署、部門の社員に面談を依頼することで、面談の効果を最大限に高めることができます。
対面なのかオンラインなのか面談の方法を決める
面談の担当者が決まったら、次は面談の方法について検討する必要があります。
面談を通して採用の合否を決める必要がなく、1対1で会話ができれば十分という場合はオンラインで開催することで、候補者、企業ともに負担を軽減することができます。
一方で、直接会うことで、候補者の人柄や会話の際の雰囲気をよりよく知りたいという場合には対面での面談を調整するとよいでしょう。
面談者の情報を集める
最後に、当日までに面談者についての情報を集める必要があります。
カジュアル面談では候補者に履歴書の提出を求めないのが一般的であるため、企業にとっては情報収集が難しくなっています。
カジュアルな面談とはいえ、候補者に対する事前調査が煩雑では効果的な面談が期待できないため、しっかりと準備しておく必要があります。
カジュアル面談当日の流れ
続いて、カジュアル面談の当日の流れと進め方を確認していきましょう。
前提として面接に直結する内容ではないことを伝える
面談を始める前に、来てくれた候補者に本面談の目的を伝えておく必要があります。
採用に直結することはないという点や、あくまでお互いのことをしる機会としての面談であることを先に伝えることで、リラックスして会話をしてもらうことができます。
面談者の自己紹介・会社の紹介を行う
まずは、お互いの自己紹介をすることから始めましょう。
会話のウォーミングアップをすることで候補者の緊張感をほぐし、話しやすい雰囲気を作ることが大切です。
そのため、形式ばった内容ではなく、プライベートの話しや、趣味について言及してみるのも効果的でしょう。
面談者が現在どのような状況にあるのか、悩みはあるのかをヒアリングする
候補者一人一人に対して行うカジュアル面談は、各候補者の現在の状況やバックグラウンドへの理解を深めるチャンスです。
面談に応募した理由や、就職活動の状況などを知ることで、候補者が必要としている情報を知ったり、企業に期待していることを垣間見たりすることができます。
会社として要望に沿うことができるのであれば、その旨を説明する
候補者の現状を知ったうえで、会社からの提案があればその旨を説明しましょう。
候補者のおかれている状況によるものではありますが、企業側から候補者に寄り添う姿勢を積極的に示すことで、参加者の興味を高め、企業のアピールにもつながります。
入社をして欲しいと感じた場合には選考までのスケジュールを確認する
カジュアル面談では 合否を決めることはありませんが、面談を通して魅力を感じて入社してほしいと思った候補者には積極的にアプローチしていきましょう。
面談後の採用フローや面接のタイミングなど日程の調整の参考になる情報を事前に確認しておくことで、面談で発掘した優秀な人を採用するチャンスを高めることができます。
カジュアル面談を成功させるためのポイント・注意点
最後に、ここまで紹介してきたカジュアル面接を成功させるに当たって、抑えておくべきポイント・ノウハウを4つご紹介します。
面談者に向けた採用ピッチ資料を作成しておく
候補者に向けた自社の会社説明資料を作成しておくことも面談をスムーズに進めていくうえで非常に重要です。
事前に準備しておいた資料を使って、面談当日に候補者へアプローチすることもできますが、可能であれば事前に候補者へ送付しておくと良いでしょう。
事前に資料に目を通してもらうことで、面談当日では資料外の内容についての質疑応答などに時間を使うことができるため効率的な面談が可能になります。
面談時にはしっかりと悩みや要望を聞き出す
カジュアル面談において、企業のアピールポイントを直接伝えるのと同等に重要な目的は候補者についての理解を深めることです。
候補者が企業に対して何を求めていて、企業側がそれに対して何を提示できるのかを明らかにすることで、以降の選考過程において候補者とのミスマッチを防ぐことができます。
志望動機は必要ないので聞かない
カジュアル面談は企業と候補者がこれから選考に進んでいくうえでお互いの現状を確認する場です。
そのため、候補者に面接のような印象を与えてしまう志望動機や採用後の展望などの情報は、質問する必要はありません。
これらの情報は選考過程の中で確認することができるので、面談の段階では避けるべきだといえます。
面接らしい内容にならないように気を付ける
本記事内でも再三言及している通り、カジュアル面談の目的は採用の合否を決定することではなく、企業と候補者がリラックスした環境で会話をすることで、本音を聞き出すことにあります。
そのため、面接のような堅苦しい質問や、面談者にとってプレッシャーとなる質問をしすぎてしまうと、カジュアル面談の強みが失われてしまいます。
効果的なカジュアル面談を行うには、面接との違いを意識した内容にすることが大切です。
カジュアル面談の事前準備
カジュアル面談を成功させるためには、事前準備が非常に重要です。以下は、カジュアル面談の事前準備に必要なステップです。
カジュアル面談の目的を明確にします。例えば、候補者の興味を引き出す、企業文化を伝える、将来的な採用のための関係構築などです。
候補者の履歴書、プロフィール、過去の経験、スキルセットを確認し、候補者のバックグラウンドを理解します。候補者が興味を持っている分野やキャリア目標を事前に把握しておきます。
カジュアル面談で話すべきトピックのリストを作成します。例えば、会社のビジョン、プロジェクトの概要、候補者のキャリアパスについての質問などです。候補者に対して質問する内容を準備します。具体的な質問を考えておくことで、スムーズな対話が可能になります。
会社のミッション、ビジョン、価値観、働く環境について話す準備をします。
候補者が関わる可能性のあるチームやプロジェクトについての情報を提供できるようにします。
リラックスした環境で面談を行うための場所を設定します。オフィスの外で行う場合は、カフェやレストランなど静かで話しやすい場所を選びます。候補者と事前に日程を調整し、スケジュールを確定します。
会社のパンフレットや紹介資料を準備しておきます。候補者に会社について理解を深めてもらうための資料です。現在進行中のプロジェクトや候補者が関わる可能性の高い仕事についての資料を用意します。
面談後のフォローアップの方法を決めておきます。例えば、メールでの連絡や次回の面談日程の調整などです。
面談後に候補者からフィードバックを収集する方法を計画します。これにより、面談の改善点を把握できます。
面談がリラックスした雰囲気で進むように心掛けます。フォーマルすぎず、カジュアルな会話ができる環境を整えましょう。候補者が本音を話しやすいようにオープンな態度で接します。
カジュアル面談に同席する社内関係者（例えば、直属の上司や同僚）がいる場合、事前に日程を調整し、参加者全員が準備できるようにします。
また、面談中の役割をどのように分担するか確認しておきます。誰がどの部分を話すのか、質問するのかなどを決めておくとスムーズです。
カジュアル面談を設定するためには、魅力的なスカウトメールの送付が大切です。以下の記事を参考にしてみてください。
カジュアル面談の活用タイミング
カジュアル面談は、通常の採用プロセスとは異なり、非公式かつリラックスした形式で行われるため、特定のタイミングでの活用が特に効果的です。以下は、カジュアル面談を活用するのに適したタイミングとその理由です。
初期段階の候補者評価
- 興味喚起のため：候補者がまだ会社に対して強い興味を持っていない場合、カジュアル面談を通じて会社の魅力を伝え、興味を引き出すことができます。
- スクリーニングの前： 形式的な面接に進む前に、候補者の基本的な適性やフィット感を確認するために行います。これにより、双方がミスマッチを防ぐことができます。
潜在層の候補者との接触
- 転職意向が低い場合： 現在転職を考えていないが優秀な人材に対して、カジュアル面談を通じて関心を引き、将来的な転職を検討してもらうきっかけを作ります。
- ネットワーキングの一環として：長期的な関係構築を目的として、業界内の有望な人材とカジュアルに会うことで、会社を知ってもらって、良好な関係を築きます。
企業文化の伝達
- 文化フィットの確認： 候補者が企業文化にフィットするかどうかを確認するために、リラックスした雰囲気で話をすることで、文化的な相性を見極めます。
- ブランドイメージの向上:：会社の文化や雰囲気を候補者に伝えることで、企業ブランドの魅力を感じてもらい、会社に対するポジティブなイメージを持ってもらいます。
採用プロセスの中断時
- プロセスの緩和： 採用プロセスが長引いたり、中断している場合に、候補者とのコミュニケーションを維持するためにカジュアル面談を利用します。これにより、候補者の関心を維持し、待ち時間を有意義に過ごしてもらうことができます。
- 情報を共有するため：採用プロセスに関する最新情報や会社の進捗状況を候補者に伝える場として活用します。
新規プロジェクトやチーム構築時
- 特定プロジェクトの説明：新たなプロジェクトの立ち上げや特定のチーム強化の際に、プロジェクトの魅力を伝え、候補者の関心を引くために利用します。
- チームメンバーとの相性確認：新しいチームメンバーを探す際、既存のチームメンバーとの相性をカジュアル面談を通じて確認します。
社内紹介制度の補完
- 紹介候補者の事前確認: 社内紹介制度を活用する際、紹介された候補者が企業に適しているかどうかを事前に確認するためにカジュアル面談を実施します。
- 紹介者と候補者の連携強化: 紹介者と候補者の関係を強化し、候補者が不安を抱かず安心して応募できるようサポート・支援します。
採用イベント後
- イベント参加者のフォローアップ：採用イベントやキャリアフェアで出会った候補者に対して、カジュアル面談を設定し、個別にフォローアップします。
- 詳細な情報提供：イベントで伝えきれなかった詳細な情報を提供し、候補者の質問に回答する場として活用します。
カジュアル面談は、さまざまなタイミングで効果的に活用できるツールです。特に初期段階の候補者評価や、パッシブな候補者との接触、企業文化の伝達、採用プロセスの中断時、新規プロジェクトやチーム構築時、社内紹介制度の補完、採用イベント後など、多岐にわたるシチュエーションで利用することで、候補者との関係構築や採用プロセスのスムーズな進行に役立てることができます。
カジュアル面談に関するよくある質問
ここでは、カジュアル面談に関して寄せられることの多い、以下の5つの質問に回答します。
カジュアル面談よりも通常面接の方が適切なシーンとは？
基本は、スカウトメールを送った後はカジュアル面談を実施するのが一般的です。しかし、以下に該当する場合はあえて通常面接を行うのも手段のひとつです。
- カジュアル面談で自社の魅力をアピールする準備が整っていない場合
- 転職顕在層の候補者に対応する場合
カジュアル面談では、通常の面接以上に自社の魅力を伝える必要があります。そのためのノウハウが不十分な場合は、通常の面接をするほうが良いケースもあるでしょう。
また、転職意欲の高い候補者に対応する場合も、カジュアル面談を挟むのではなくいきなり通常の面接を実施しても良いことがあります。状況に応じて、臨機応変で柔軟な対応をしましょう。
カジュアル面談が注目されているのはなぜ？
少子高齢化により労働人口が減っていることや、転職志望者が増加していることが、カジュアル面談が注目されている要因です。特に人材が不足している企業では、従来のように求人を出して応募を待つ採用方式ではなく、自ら求職者にアプローチする「攻めの採用」を実施するケースが増えています。
知名度があまり高くない企業であっても、マッチングした求職者に自社の魅力をアピールできれば、優秀な人材を獲得できるチャンスがある点もカジュアル面談の魅力のひとつです。採用課題を解決したい企業は、ぜひ実施してみてください。
職務経歴書・履歴書の提出タイミングは？
職務経歴書や履歴書を提出してもらうタイミングとしておすすめなのが、カジュアル面談を実施した後です。カジュアル面談の前に提出して欲しいと考える企業も少なくありませんが、候補者にとってのハードルが上がってしまいます。
書類を用意するのが面倒だという理由で辞退されてしまっては元も子もないため、カジュアル面談が終了して選考に進む前のタイミングで提出を促すと良いでしょう。
カジュアル面談では候補者に何を聞けば良い？
候補者の内面や価値観を知るための質問を中心に投げかけることをおすすめします。職務経歴書や履歴書を確認すれば理解できることではなく、ざっくばらんに話せるカジュアル面談だからこそ聞けることを質問してみましょう。
具体的には、仕事を通して叶えたいことや将来どうなりたいかなどを聞くと、候補者への理解が深まります。また、質問をするばかりではなく、自社の理念や事業内容などのアピールも忘れずに行いましょう。
カジュアル面談における合否の基準は？
カジュアル面談は通常の面接とは違い、選考を目的としたものではありません。そのため、よほどのことがない限りは合格とするのが賢明です。
ただし、著しくコミュニケーション能力が低く会話が成り立たない・社会人としての常識がない、といった場合には見送るのも手段のひとつです。どうしても選考を実施できない場合はその場で不合格と伝えるのではなく、書類選考のタイミングで見送ると角が立ちません。
まとめ
企業の求める人材像と合致した人材を採用するには、候補者の本心を知ることが必要不可欠です。
しかし、求人を出したりするような従来の選考フローでは、企業と候補者が直接会話をする機会は面接時に限られており、候補者にとって緊張感とプレッシャーに満ちた環境では、候補者の本音を引き出すことや、企業側の魅力について時間をかけてアピールすることは現実的ではありませんでした。
その結果、採用後の企業と候補者のギャップによるミスマッチが発生し、企業にとって理想の人の確保が困難な状況にありました。
そんな中で、選考が始まる前に、両者がリラックスした状態かつ一対一で対話できるカジュアル面談という機会は、ミスマッチを防ぎ、企業の魅力を最大限候補者へアピールできるという点でマッチしやすく、非常に効果的だといえるでしょう。
本記事を通して、カジュアル面接の目的や、注意点、具体的な進め方についてご理解を深めていただけましたら幸いです。
