ダイレクトリクルーティングを導入する際にネックとなるのが、業務増加によって採用担当者にかかってしまう負荷です。
業務量が増えてしまったことで、採用担当者の離職が増えたり、新しい採用担当者の雇用にコストがかかってしまったりしては本末転倒ですよね。
そんなときに注目したいのが、ダイレクトリクルーティングに関連する雑務の自動化です。
本記事ではダイレクトリクルーティングでのRPA技術・AI技術導入から活用例、対策まで徹底解説します。
慶應義塾大学卒業後、株式会社リクルートキャリアにて累計100社以上の採用コンサルティングに従事。現在はサクルートにて様々な企業のダイレクトリクルーティングを支援。
ダイレクトリクルーティングにおけるRPA技術・AI技術の活用
ダイレクトリクルーティングにチャレンジするうえでネックになるのが、採用担当者の業務の増加です。採用担当者に大きな負荷がかかることで、会社全体に損失を生んでしまう可能性があります。
その対策としてあげられるのが、ダイレクトリクルーティング業務における単純作業・定型作業の自動化。
RPA技術は個別で判断が必要な業務には不向きですが、単純作業を自動化することに長けています。
RPA技術やAI技術を活用し単純な業務を自動化することで、採用担当者がコア業務に集中できるため、業務の質を上げられるでしょう。
ダイレクトリクルーティングの自動化をするRPA・AI技術とは
ダイレクトリクルーティングにかかる業務を自動化することにより、効率的な採用ができます。
業務を自動化する際に使われる技術としてあげられるのが、RPAとAIです。それぞれの技術の概要と、それぞれの技術でできることを紹介します。
RPAとは
RPA(Robotic Process Automation)は、定型化ができる単純業務をロボットに任せる技術を指します。
本来人間が行う画面操作、キーボード入力、データの抽出などを自動化することで、業務の効率化・迅速化が期待できます。ルールエンジン、AI技術も合わせて導入することで生産性向上ができるでしょう。
ヒューマンエラーが少なくなり、より正確な業務も可能とします。
ダイレクトリクルーティングへの活用例
スカウトの送信
データの抽出・集計
KPIの自動集計
メール・メッセージの自動送付
採用管理システムへの情報自動登録など
AIとは
AI(Artificial Intelligence)技術は、日本では人工知能技術とも呼ばれています。
知能を得るだけではなく、与えられた知識を学習し、AI自らが提案・分析ができることが最大の特徴です。機械がインターネットなどの大量の情報からパターンやルールを発見する機械学習、そこから複雑な判断も可能とする深層学習もAI技術のひとつです。
ダイレクトリクルーティングへの活用例
求人票にかかる文章作成
スカウトメール作成
マッチする人材をAIが分析し企業にリコメンドする機能
人材の行動パターンを分析しスカウトメール配信時間を選定
ダイレクトリクルーティングでRPAやAIを活用する必要性
ダイレクトリクルーティングは売り手市場の昨今注目されている採用手段ですが、業務量の増加が弱点です。
採用で使用する媒体の管理、応募者・スカウト者の情報管理とコミュニケーション、カジュアル面談の設定など業務量は大幅に増えます。ダイレクトリクルーティングにかかわる業務に追われて、スカウトの質が落ちてしまうのは避けたいですよね。
そこで、ダイレクトリクルーティングにおいて、コア業務に集中するためにAIやRPA技術を活用することが必要不可欠となってきます。
実際にダイレクトリクルーティングサービスを利用し始め、業務量が増えた際にすぐ対応できるよう、サービス導入前にリサーチしておくのが良いでしょう。
ダイレクトリクルーティングでのRPA技術・AI技術の活用例
ダイレクトリクルーティングにかかる業務の自動化の活用例を紹介します。RPA・AI技術を駆使した活用例を、いくつか紹介します。
RPA技術でスカウトメールの配信でスカウトの絶対数を補填する
スカウトメールの配信は質が重要なのはもちろん、スカウト量の絶対数も重要です。
RPA技術を用いてスカウトメール配信をすることで、絶対数を補填できます。どのような条件の人材に対して、どのようなポジションで採用スカウトを送るのかなどを設定することで、速やかにスカウトメールを送信できます。
ひとりひとり丁寧に文章を作成することも大事ですが、返信率が低く送信する数も少なければ意味がありません。積極的にRPA技術を用いて、自動化することで採用に繋がるでしょう。
RPA技術で求職者との連絡工数の削減をする
RPA技術を活用すると、空いている日付の提案はもちろん、人材の希望日に応じてスケジューリングしてくれるので連絡工数の削減に繋がります。
ダイレクトリクルーティングをする際、面接の日程を調整する必要があります。複数の返信を見て日程を調整するのは、採用担当者にとって無視できない大きさの負担です。
人材に対して候補日程を複数送るなどの工数を減らすことで、採用担当者がコア業務に集中できます。
RPA技術で各求人サイトへの求人情報の掲載の工数削減をする
RPA技術を活用することで、各求人サイトへの求人情報の掲載工数を削減できます。
複数の媒体を活用している場合、求人情報が変更するために各サイトにアクセスしてひとつひとつ入力する手間がかかるでしょう。RPA技術を活用すると、テンプレートファイルから必要情報を読み込み、各媒体へ入力されます。
正確に、迅速に求人情報の変更ができるでしょう。
RPA技術で採用管理システムへの情報入力工数の削減をする
応募者や面接者の情報を管理するために、採用管理システムを利用する企業は少なくありません。
しかし採用管理システムへ手作業で入力すると、人的ミスの発生、時間的コストの増加などが懸念されます。そこでRPA技術を導入することで、自動で採用管理システムへの情報入力ができます。
人的ミスがなくなる他、作業時間も大幅に削減され、採用担当者の負荷が軽減されるでしょう。
AI技術で求人情報やスカウトメールの文章そのものを作成する
AI技術を利用し、求人情報やスカウトメールを作成することでより魅力的な文章を作成できる可能性があります。
求める人材に刺さるよう指示することで、より魅力的な文章を作成できるでしょう。2024年現在はAIが生成した文章をそのまま使うのは難しいかもしれません。多少の手入れは必要ですが、文章作成の工数を大幅に減らせます。
AI技術で自社に合う人材をリストアップしてもらう
AI技術を活用し、数ある人材データベースの中から自社の採用要件に合う人材をリストアップ、さらにはスカウトメールを送信することも可能です。
ダイレクトリクルーティングサービスで、そのようなAI機能を搭載している企業も少なくありません。AI機能が充実したサービスを利用することで、より効率的なダイレクトリクルーティングが可能になるでしょう。
ダイレクトリクルーティングでRPA技術を活用するメリット
ダイレクトリクルーティングでRPA技術やAI技術を利用するメリットを紹介します。
ダイレクトリクルーティングの導入による慣れない業務を効率化できる
ダイレクトリクルーティングの導入により、慣れない作業が増加します。単純な作業も多いため、辟易する採用担当者は少なくありません。
慣れない業務をRPA技術やAI技術で効率化することで、採用担当者の業務量の増加による身体的・精神的負荷を軽減する効果に期待ができます。
採用担当者がコア業務に集中する時間を確保できる
ダイレクトリクルーティングにかかる単純なノンコア業務をRPAにより自動化することで、採用担当者がコア業務に集中できます。
採用担当者が本来注力するべき業務に集中することで、採用の質がグンとあがることに期待できるでしょう。
また、採用担当者のモチベーション維持にも繋がります。
ヒューマンエラーのリスクを低減できる
RPA技術を導入し機械に任せることで、ヒューマンエラーのリスクを低減できます。
人間が操作する以上、情報の入力ミスやスカウトメールの送信ミスなどは0件にできません。いくらダブルチェックをしても、何度見直しをしてもミスをする可能性はあるでしょう。
そこでRPA技術を導入することによって、人的ミスの防止に期待ができるでしょう。
自社の課題にフィットする自動化を行うことでコスト削減に繋がる
AI技術やRPA技術の導入には費用がかかりますが、自社の課題にフィットするシステムを導入できれば全体的なコスト削減に繋がります。
導入コストの他、採用担当者にかかっていた作業的コスト、ミスの軽減、コア業務に集中できることによる生産性の向上など、あらゆる面から費用対効果を考えましょう。
ダイレクトリクルーティングでRPA技術を活用するデメリット
ダイレクトリクルーティングでRPA技術を活用するにあたり、デメリットももちろんあります。
誤った設定に気づかず処理をし続ける可能性がある
RPAは人間が設定した条件に従って処理を進める技術です。そのため設定が間違っている場合、そのまま処理をし続けます。
誤った設定のまま長期間運用を行うことで、本来得るはずだった利益を得られないどころか不利益に繋がる可能性も0ではありません。
対策
RPA技術を使用する以上、最初の設定は人間が行う必要があります。ヒューマンエラー対策として、ダブルチェックを行う、指さし確認を行うなどアナログ的手法で対策することが有効といえるでしょう。
情報漏洩のリスクがある
AI技術やRPA技術は、使用用途により情報漏洩のリスクがあります。
従業員のセキュリティ意識の向上は必要です。またサービスを利用する際は、セキュリティ対策を念入りに行っている安心できるサービスを選びましょう。
対策
自社でのセキュリティ対策はもちろん、利用するサービスのセキュリティ対策もしっかりと確認することである程度の予防が可能です。
障害発生により業務が停滞するリスクがある
使用しているアプリケーションの障害発生により、業務が停滞するリスクは常につきまといます。
大きな障害が発生した場合は、長い期間アプリケーションが利用できなくなる可能性があります。
対策
業務が停滞した場合のマニュアルを作成するなど、準備をしておくことで業務停滞による不利益を最小限に抑えられるでしょう。またソフトの障害発生に関して、ソフトを提供する企業の対応をチェックしておくことがおすすめです。
システムやバージョン変更により予想しない誤作動が起きるリスクがある
採用に関する方針変更をする場合は、RPAの設定・プログラムを変更する必要があります。シナリオを変更した際に、予期しない誤作動が発生する可能性があるでしょう。
またインターネットサイトのバージョン変更により、サイトの遷移等が変更された場合、ロボットが正常に動作しない可能性があります。予期しない変更による追加メンテナンスなどが必要となり、予想外のコストがかかる可能性もあります。
対策
方針変更や、求人媒体のバーション変更によるシステムの誤作動は基本的に免れられません。方針変更した際のコストについて、再度設定が必要になった場合についてなど、事前にアプリケーションを提供する会社と打ち合わせしておくことがおすすめです。
ダイレクトリクルーティングで使えるRPA技術提供サービス例
最後はRPAやAI技術を活用した、ダイレクトリクルーティングの支援サービスを3つ紹介します。
RPA技術を取り入れることで、採用の質もあがるでしょう。また、そもそもRPAやAI技術を活用した機能が搭載しているサービスを利用することで、自社のノウハウがなくても簡単に自動化が可能です。
【RPA】AUTORO(オートロ)｜オートロ株式会社
| 利用料金 | 5万円/月～ |
| トライアル期間 | あり |
| 活用例 | ・反社チェック自動化 ・広告レポートの自動化 ・システム間連携の自動化 ・採用スカウトの自動化 ・管理業務の自動化 ・その他 |
| ＼特徴／ RPA技術を駆使した多種多様な自動化が可能！定期実行・スケジュール実行などロボット起動条件も多数 | |
採用スカウトの自動化や管理業務の自動化など、ダイレクトリクルーティングにかかる業務の自動化が可能な「AUTORO(オートロ)」。
環境を選ばず実行可能なところが、魅力のひとつ。自社の開発システムはもちろん、デスクトップアプリ、クラウドアプリ、ブラウザなど、自動化したい業務に合わせてさまざまな環境で使えます。
メールの送受信や求人サイトの業務など、できることを自動化して、業務にかかる工数を減らせるでしょう。
【AI】AUTOHUNT(オートハント)｜株式会社XAION DATA
| 利用料金 | 要問合せ |
| トライアル期間 | デモ環境あり |
| 活用例 | ・Web上に転がる膨大なデータを収集 ・AI技術を掛け合わせ多種多様なニーズに対応 ・その他 |
| ＼特徴／ 他の企業よりも一歩早く優秀人材にアプローチ！転職市場にまだ出ていない潜在層に早期接触 | |
「AUTOHUNT(オートハント)」は、”転職市場にいない転職潜在層”にアプローチが可能なリクルーティングサービス。
WEB上に公開されているデータを収集し、780万件以上のプロファイルデータを作成・保有しています。転職市場にまだ出ていない人材の膨大なデータを活用することで、他企業よりも早く優秀な人材にアプローチが可能です。
最先端のAI技術を掛け合わせて、多種多様なニーズに対応したデータを提供しているサービスとなっています。
【RPA×AI】ROBOTOS+(ロボトスプラス)｜株式会社スタンダードファクトリー
| 利用料金 | 月額90,000円/1台～ |
| トライアル期間 | 要問合せ |
| 活用例 | ・スカウト業務自動化 ・求人情報のアップロード自動化 ・求人情報収集の自動化 ・KPI自動集計 ・その他 |
| ＼特徴／ 専門的な知識が不要！アウトソーシング型のサービスで簡単に導入できる | |
「ROBOTOS+(ロボトスプラス)」はRPA技術とAI技術を活用した、アウトソーシング型のサービスです。
スカウト業務の自動化、求人情報のアップロード自動化など、ダイレクトリクルーティングサービスにかかる業務の自動化ができます。
1台月額90,000円からと料金も透明性があり、運用コストも予想しやすいのが導入のメリットだと言えるでしょう。
RPA技術を活用しダイレクトリクルーティングをより快適に使おう
ダイレクトリクルーティングを導入するうえで、採用担当者の業務増加は免れられません。
特にフローが確立されていない場合は、採用担当者に大きな負荷がかかるでしょう。少しでも採用の質を高めるために、RPA技術の活用については視野に入れておくことがおすすめです。
ダイレクトリクルーティングサービスをより快適に使うためのサービスもまとめたので、ぜひ参考にしてくださいね。
